Chương 23

SẮP XẾP THÔNG TIN VỀ MẠNG LƯỚI

Bạn đã làm xong phần việc nặng nề nhất. Điều bạn cần bây giờ là phương pháp sắp xếp để vừa giữ được trật tự, vừa bảo đảm thuận tiện.

Đây là một vài ví dụ:

Một nhân viên tư vấn trẻ tuổi đề ra quy tắc bất di bất dịch là sẽ không rời văn phòng vào buổi tối chừng nào còn chưa thu xếp xong mọi thứ cần đưa vào chiếc Rolodex ngày hôm sau.

Một người khác cất tất cả những gì thu thập được trong tuần vào chiếc hộp giày để gần cửa trước và dồn lại để xử lý một thể vào sáng thứ Hai tuần sau.

Một nhà cung cấp lâu năm cho Công ty Bao bì Mackay sử dụng một phương pháp khác. Cô ta lấy danh thiếp của tất cả những người mình định liên hệ trong tuần và xếp chúng thành từng tập trên bàn. Một tập là cho những người cô ta gặp trực tiếp. Một tập là cho những người cô ta muốn gọi điện. Tập thứ ba được đưa cho thư ký chuẩn bị các phong bì, với mục đích khi nào rảnh rỗi trong tuần cô ta sẽ viết vài dòng lên đó để gửi đi.

Hộp chứa thông tin mạng lưới của tôi đã lớn đến nỗi nó giống như mẹ của tất cả các hộp Rolodex và từ đó cho ra đời một chiếc Rolodex con chỉ chuyên dùng ghi ngày sinh nhật. Bằng cách sắp xếp như vậy, tôi có thể lướt nhanh được danh sách những người có ngày sinh nhật vào tháng sau và bảo đảm được việc sẽ gửi thiếp hoặc gọi điện chúc mừng họ.

Mỗi tháng một lần, vào Chủ Nhật, khi ngồi thoải mái trong phòng riêng ở nhà, tôi cố gắng xem lại cặp chứa thông tin này. Tôi lật qua các tấm thẻ trong những chiếc Rolodex bên cạnh mình, đến khi phát hiện thấy một trường hợp cần thiết thì quay số điện thoại gọi ngay. Tôi gọi nhiều đến nỗi chiếc điện thoại nóng rực lên, nóng như khẩu súng lục hai đôla rẻ tiền tại một buổi chơi xúc xắc tối thứ Bảy mà mọi người thường ví. Tôi có thể liên lạc với gần 50 người trong một ngày Chủ nhật như vậy.

Các mạng truyền hình thực hiện khảo sát khán giả định kỳ nhằm biết được khán giả nào đang xem chương trình nào. Khoảng một lần một năm, đó là khoảng thời gian “lướt qua các tấm thẻ” tại Mạng Mackay Rolodex. Giống như khảo sát truyền hình, mục đích quan trọng của việc này là để loại ra khỏi danh sách những gì không có tác dụng. Vì lý do khách quan, vì hai bên đã bỏ bê nhau quá lâu, hoặc có khi đơn giản chỉ do một phán đoán tồi bạn sẽ thấy xuất hiện một vài tấm danh thiếp của người mà bạn phải tự hỏi: Người này đang làm gì ở đây? Đã đến lúc chấm dứt mối quan hệ hoặc viết một dòng Anh-thế-nào? và kết thúc nó. Mọi chuyện đã hết, người này đã ra ngoài mạng lưới của bạn.

Điều đó không có nghĩa rằng bạn đã vứt tờ danh thiếp đi. Bạn chỉ chuyển nó tới một cặp tài liệu không hiệu lực mà thôi. Bất kỳ điều gì cũng có thể xảy ra, kể cả việc tờ danh thiếp được tái sử dụng.

Nói cách khác, nếu bạn không muốn chấm dứt mối quan hệ này, nhưng thấy đường dây liên hệ đã sờn, hãy mời thành viên đó cùng ăn trưa để thăm hỏi lẫn nhau. Có mất gì đâu nhỉ?

Bạn cũng muốn tìm ra bất kỳ lỗ hổng nào trong mạng lưới của bạn. Mọi sự luôn thay đổi. Tình hình mới đòi hỏi những mối quan hệ mới.

Nếu trong kế hoạch kinh doanh của tôi có đặt ra mục tiêu tăng doanh số bán bao bì ở Madison, Winconsin thì tôi nên làm quen với một vài người ở Madison.

Đây là một mẹo khác: Hãy phân nhóm bằng màu sắc các danh thiếp bạn muốn chia tách theo chức năng. Các khách hàng được sắp xếp theo vần chữ cái tại ngăn màu đỏ. Đối tác tiềm năng - màu xanh lá cây. Bạn bè và họ hàng - màu xanh da trời. Theo cách này bạn có thể làm các thẻ chia ngăn, danh thiếp có màu, bao đựng danh thiếp bằng nhựa. Rolodex có tất cả những thứ này.

Hoặc bạn có thể đặt mã hiệu cho họ khi nhập thông tin vào máy tính.

Một lời khuyên cuối cùng có thể hữu ích cho bạn. Bất kỳ khi nào liên hệ với người chủ của danh thiếp, tôi đều viết ghi chú vào nó và ghi lại ngày tháng. Điều này đặc biệt hữu ích: Bạn chỉ cần lướt nhanh qua tập danh thiếp là biết được ai đang giữ liên lạc với mình và ai thì không.

Tôi cũng sao chép lại hộp chứa thông tin của mình để có thể sử dụng được cả ở văn phòng và ở nhà. Giờ đây mỗi khi tôi có thêm một tờ danh thiếp mới, tôi cũng làm ba bản sao - mỗi hộp chứa thông tin nói trên một cái và một cái nữa cho chiếc Rolodex con.

Trên đây chỉ là ý tưởng của tôi. Bạn có thể làm theo cách của riêng bạn. Nguyên tắc tổ chức thông tin ở đây là tiến hành việc này một cách đơn giản để đảm bảo tính khả thi, đồng thời phải kỹ lưỡng để đảm bảo nó sẽ phát huy tác dụng.

Tốt rồi. Chúng ta gần như đã xong. Phần công việc nặng nề đã qua. Nếu bạn để tâm trí vào việc này, bạn sẽ ngạc nhiên với tất cả những ý tưởng nảy ra về mở rộng và phát triển mạng lưới. Và bạn sẽ bị sốc trước việc có bao nhiêu người đáng lẽ nên được gửi một tin nhắn, viếng thăm hoặc gọi điện thoại.

Vậy là bây giờ các thông tin đã được sắp xếp hoặc trong máy tính hoặc trên giấy, bạn đã đủ điều kiện để sử dụng chúng. Nó có thể là bản thiết kế con đường tới thành công của bạn. Bạn có thể xem nó nhiều lần trong ngày. Đó phải là một tài liệu theo kịp với cuộc sống, không khô cứng, luôn được bổ sung và cập nhật.

Ví dụ, bất cứ khi nào bạn giới thiệu một thành viên trong mạng lưới của mình, hãy cho người đó biết. “Tôi không biết con của chị đã có việc làm chưa, chị Mary, nhưng tôi đã giới thiệu cháu với ông Paul ở ngân hàng, ông ấy đang cần tìm một trợ lý trẻ.”

Hoặc: “Sếp có nói chuyện với tôi về một vị trí phụ tá quản lý và tôi đã giới thiệu anh. Tôi không biết anh có quan tâm không, nhưng khi tôi nói về anh, hình như ông ấy nghĩ anh là một ứng viên tốt.”

Dù việc này thành công, thất bại hay chỉ dừng ở mức thông tin, ai có thể lạnh lùng khi nghe những điều như vậy chứ?

Nếu bạn biết điều gì tốt đẹp về một ai đó, hãy nói cho mọi người. Và hãy ghi lại điều này.

Bạn không cần phải là một người hiến tặng vô danh. Ngay cả khi bạn muốn làm điều tốt, bạn cũng muốn làm điều đó một cách tốt đẹp. Mạng lưới quan hệ là mạng lưới quan hệ. Hãy bấm còi cho mọi người biết. Chẳng ai làm điều đó hộ bạn nếu bạn không làm cả. Làm như vậy bạn đã tạo ra cơ sở cho sự đền đáp sau này.

Công việc của Elmer là kinh doanh gỗ xây dựng. Gỗ tại cửa hàng của ông được sấy trong lò và việc lưu kho tốn rất nhiều tiền. Bởi vậy hàng của ông luôn đắt hơn các nơi khác. Tuy vậy, Elmer vẫn vượt lên các đối thủ cạnh tranh, bởi lẽ ông dành nhiều thời gian quảng cáo cho những khách hàng của mình, giống như quảng cáo cho chính mình vậy. Và họ biết điều đó. Elmer đã đóng góp vào thành công của họ lớn đến mức khi ông qua đời, một số nhà thầu xây dựng cùng các kiến trúc sư làm việc cho họ gần như đã bỏ nghề.

Sử dụng một chiếc Rolodex rất giống với việc mặc quần áo mỗi sáng. Không quá quan trọng là bạn làm điều đó thế nào, quan trọng là bạn làm điều đó.