Chương 21

KHI BẠN LÀM VIỆC VỀ MẠNG LƯỚI, MẠNG LƯỚI LÀM VIỆC CHO BẠN

Thẻ xây dựng mạng lưới: Phần 1

(MẶT TRƯỚC)

Tên:

Điện thoại nhà:

Cơ quan:

Fax/Email/Internet:

Chức vụ:

Công ty:

Địa chỉ:

Ngày và nơi sinh:

Hoàn cảnh kết nối:

Gia đình:

Giáo dục:

Các mối liên hệ:

Những mối quan tâm đặc biệt:

Mốc phát triển sự nghiệp:

Thành tích:

Wow!:

Trừ phi bạn có cả gigabyte bộ nhớ trong đầu và có thể lấy lại thông tin khi cần, còn không thì bạn phải viết những thông tin này ra. Nét bút dù có mờ vẫn tốt hơn trí nhớ tốt nhất. Tôi luôn luôn sử dụng Rolodex để lưu trữ từng mẩu thông tin nóng hổi và quan trọng mà tôi thu thập được về những người mình gặp. Chúng thường xuất hiện dưới dạng như “cựu sinh viên Notre Dame,” “thích nấu nướng,” “không bao giờ ăn trưa,” “tài trợ cho dàn nhạc,” “quan tâm đến trẻ em,” “quỹ từ thiện quen thuộc là MADD”, “ly dị hai lần”, v.v…

Những thông tin này cộng với hàng tập giấy trong túi của tôi chờ được chuyển nội dung vào các tấm thẻ, tôi có thể sử dụng chúng ngay trước cuộc gặp hay cuộc gọi sắp tới của mình. Một công việc nặng nhọc, nhưng đáng làm và mọi người bán hàng giỏi có tiếp xúc với tôi hiện nay đều biết tôi không thích áo một màu, không quen phải chờ đợi, nói chuyện mỗi tuần với Lou Holtz - người bạn thân nhất và không ăn quả hạch.

Điều này có liên quan gì đến công việc mua bán. Điều quan trọng là sử dụng đúng thông tin khi cần.

Nhưng còn về những người như tôi - những người không còn ngồi trong văn phòng để có thể sử dụng chiếc Rolodex nữa? Bởi chúng ta thường ở trên xe ôtô, trên máy bay, hoặc làm việc từ khách sạn và liên lạc với mọi người từ ngôi nhà của mình, nên giờ đây chúng ta cần một bộ công cụ mới.

Câu trả lời - tất nhiên - là các phần mềm. Có rất nhiều sản phẩm có thể giúp bạn. Tờ Business Week gần đây có đăng một bài báo giới thiệu về ba chương trình khác nhau: ACT!, Goldmine và Up-to-Date. Cả ba chương trình này đều có thể tổ chức tên tuổi, chức vụ và dữ liệu cũng như ghi lại ngày giờ mỗi lần bạn fax hay gọi điện đến các thành viên trong mạng lưới. Chúng có thể nhắc bạn khi đến lúc phải thăm hỏi một ai đó. Nếu được cấu hình đúng, Goldmine có thể từ một cuộc điện thoại truy ngược lại những thư từ, fax, tin nhắn điện tử có liên quan được gửi cách nhau rất lâu. Up-to-date có chức năng kết nối với Internet - nơi bạn có thể trao đổi thông tin và cả danh sách các mối quan hệ nữa.

Những chương trình này đã sẵn sàng thay đổi cuộc sống của bạn. Đừng viện đến kỹ năng sử dụng máy tính kém là lý do để trì hoãn. Tôi từng chứng kiến những thành viên của Hội bàn tròn Triệu phú quản lý cả đế chế bảo hiểm của mình bằng vài đường nguệch ngoạc trong một “cuốn sách màu đen nho nhỏ”.

Nói thì dễ hơn làm, điều đó đúng với các tổ chức. Đối với các tổ chức, mạng lưới luôn luôn và sẽ tiếp tục là một vấn đề lớn về quản lý thông tin. Hẳn nhiên là người bán hàng giỏi nhất của bạn hoặc người phụ trách khách hàng có thể biết cỡ giầy của mọi người khách từng vào cửa hàng. Nhưng những người khác trong văn phòng - những người cũng phải liên hệ với khách hàng thì sao? Thiếu đi năng lực thần giao cách cảm của các nhân vật trong bộ phim Star Trek, chúng ta không có cách nào để lấy thông tin từ trí óc một ai đó và lưu trữ nó một cách thuận tiện ở một người khác.

Câu trả lời - một lần nữa - được tìm thấy trong công nghệ thông tin và nhờ nó, việc bán hàng theo nhóm giờ đây trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Sharkware là một phần mềm cơ sở dữ liệu cho phép các đại lý bán hàng hoặc các thành viên trong một nhóm đóng tại nhiều địa điểm xa xôi kết nối với những thông tin họ cần cho công việc thông qua máy tính xách tay. Phần mềm này được phát triển bởi Tập đoàn CogniTech ở Atlanta, Georgia - một công ty mà tôi có giúp thành lập vài năm trước đây.

Dù thực hiện công việc này bằng tay hay trên bàn phím, hãy nhớ rằng phải luôn làm việc này với một ý niệm về nó trong tâm trí. Và bởi lẽ bạn không mua cuốn sách này để được biết nên mua một thứ gì nữa, bạn có thể tự tạo ra chương trình của riêng mình.

Hãy bắt đầu với những thông tin bạn đã có.

Tấm thẻ đầu tiên chính là bạn.

Hãy lấy ví hay túi xách của mình.

Lấy ra tất cả những tấm danh thiếp bạn đã nhận từ các đối tác trong công việc. Chúng không giúp gì được cho bạn nếu cứ nằm ở đó, hãy xếp thành một tập ngay ngắn và chúng ta sẽ quay trở lại với nó sau.

Lấy ra tất cả những tấm thẻ hội viên. Để chúng sang một bên.

Chúng ta sẽ trở lại những gì cần phải làm ở phần sau.

Hãy bắt đầu với những cái tên và địa chỉ. Dù có vẻ khá rõ ràng, chúng vẫn có thể hơi rắc rối một chút. Bạn phải chắc chắn về cả chính tả và phát âm. Đối với những cái tên khó, hãy viết nó bằng cả hai cách: chính tả/ phát âm, chẳng hạn như Bernstein/Bernsteen.

Bạn cũng cần thêm vào biệt danh thường gọi hay cách xưng hô thân mật bạn có thể sử dụng.

Hãy bắt đầu với những người có thông tin rõ ràng nhất.

Gia đình. Họ hàng. Tất cả họ hàng. Tất cả họ hàng của vợ/chồng bạn. Nếu các con của bạn đã kết hôn, tất cả họ hàng bên vợ/chồng của chúng nữa. Rất nhanh thôi, không còn là một gia đình nữa mà đã trở thành cả bộ lạc rồi. Thậm chí nếu bạn chỉ có 10 cái tên trong danh sách và mỗi người này chỉ có 10 mối quan hệ khác, bạn đã có 100 người trong mạng lưới của mình rồi.

Tiếp đó, hãy lập danh sách với những mối quan hệ xã hội của bạn: thợ cắt tóc, kế toán, nhân viên ngân hàng, chủ cửa hàng, tiệm giặt là, đại lý bảo hiểm.

Hãy đánh dấu bên cạnh nếu bạn đã giới thiệu điều gì đó cho họ.

Nếu bạn thích cho trí óc mình tập thể dục, hãy nhìn lại những tờ séc và thẻ tín dụng cá nhân trong một năm. Tìm hiểu xem bạn đã chi bao nhiêu cho mỗi người trong số họ và viết con số đó bên cạnh tên mỗi người. Bạn có thể rất ngạc nhiên khi thấy con số đó lớn như thế nào. Trong một số trường hợp, bạn có thể là một trong những khách hàng tốt nhất của họ.

Hãy đánh dấu bên cạnh những cái tên mà bạn nghĩ mình là một khách hàng tốt của họ. Chẳng có luật nào cấm đề cập đến vấn đề này trong lần tới bạn gặp họ.

“Tôi đã xem qua những tờ séc của tôi và tôi nhận ra mình đã tiêu ở cửa hàng của ông hơn 1.500 đôla trong năm qua. Tôi nghĩ rằng chúng ta đang trở nên phụ thuộc vào nhau nhiều hơn tôi tưởng.”

Danh sách này đang trở nên lớn hơn bạn nghĩ, có phải vậy không? Cùng với danh sách đó, bạn có cả một mỏ thông tin đang chờ được khai phá.

Bây giờ tới danh sách những mối quan hệ cá nhân của bạn. Tôi nói đến bạn bè, hàng xóm, bạn học cũ, hội viên câu lạc bộ, bạn cùng đi lễ nhà thờ - những người bạn quen biết nhưng không có quan hệ làm ăn. Liệt kê những loại hình liên hệ bạn có với họ: Nếu có nhiều hơn một loại hình, hãy đánh dấu bên cạnh tên của họ. Nhiều hơn hai? Hãy đánh hai dấu.

Đến giờ, tôi chắc bạn có thể thấy việc này đang hướng đến đâu? Bạn không chỉ lập một danh sách, bạn còn phân khúc nó.

Có một danh sách và có một danh sách “A”.

Trong tất cả các chiến dịch gây quỹ lớn, các đối tượng mục tiêu được xếp loại theo tiềm năng của họ. Tại sao? Bởi lẽ việc gây quỹ cũng tuân theo nguyên tắc 80/20, nguyên tắc bạn có thể gặp ở bất kỳ doanh nghiệp nào: 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng tốt nhất.

Nếu bạn có thể xác định 20% khách hàng tốt nhất, bạn luôn luôn có được một ý tưởng tốt để sắp xếp lại ưu tiên cho việc sử dụng thời gian của mình.

Những người như vậy là danh sách A.

Bạn càng liên hệ với họ nhiều, càng gần gũi với họ, những thương vụ bạn có với họ càng lớn, bạn làm càng nhiều điều cho họ, sự kết nối càng tích cực và được cập nhật, bạn phải đánh càng nhiều dấu bên cạnh tên của họ. Càng nhiều dấu, càng nhiều khả năng họ nằm trong danh sách mạng lưới quan hệ “A” của bạn.

Trong mạng máy tính hiện nay, người ta nói rất nhiều về tổ chức mạng thông qua thiết bị đầu mối. Mạng lưới con người cũng có những đầu mối như vậy - chính là những người đóng vai trò “trạm trung chuyển”, người đưa ra các lời khuyên hay hỗ trợ cho các hành động tiếp cận các đối tượng mục tiêu.

Tìm hiểu xem ai là đầu mối trong mạng lưới của bạn hoặc trong mạng lưới của những người bạn biết. Họ chắc chắn là nằm trong danh sách A.

Để làm được điều này đòi hỏi rất nhiều thời gian, nhưng nó không quá khó. Nếu bạn tận tâm thì nỗ lực của bạn sẽ được đền đáp xứng đáng.

Nhóm cuối cùng là phần quan trọng nhất trong cuộc sống kinh doanh của bạn. Dễ thấy là, trong đó có sếp của bạn. Và sếp của ông ta nữa.

Những người cấp dưới trực tiếp của bạn trong công việc thì sao? Hãy cũng đưa họ vào.

Bây giờ đến cộng sự của bạn. Họ thậm chí còn quan trọng hơn ông chủ của bạn.

Tại sao ư? Câu chuyện mang tính cảnh báo dưới đây sẽ giải thích điều này: Tờ New York Times mới đây có đăng thông tin về việc từ chức của Stephen M. Waters - Giám đốc điều hành của Morgan Stanley - quỹ đầu tư hàng đầu nước Mỹ. Waters rất được cấp trên tin tưởng trong tám năm ở công ty, ông đã thu thập được “danh sách dài các danh hiệu” khi nỗ lực bước trên những bậc thang tới thành công vốn chẳng mấy dễ dàng.

Điều này, tuy vậy, có vẻ như đã bị những cộng sự của ông nhìn nhận dưới một lăng kính khác.

Sau khi điều hành các hoạt động của ngân hàng đầu tư châu Âu của Morgan Stanley, Waters trở lại trụ sở chính của công ty ở New York. Khi chuẩn bị nhận nhiệm vụ mới, trên báo chí kinh tế xuất hiện một bài báo dẫn lời ông nói rằng mình sẽ “phụ trách bộ phận quan hệ đối ngoại của ngân hàng đầu tư của công ty”. Ồ? Không phải là một trong những cộng sự của ông đang đảm nhận nhiệm vụ này sao.

Liệu có phải trước đó Waters cũng đã đi quá xa không, khi ông ta - với một cung cách không giống với văn hóa tại Morgan Stanley chút nào - đã chê bai một công ty khác là mục tiêu mua lại của quỹ vào lúc vụ việc bất thành.

Những cộng sự của Waters đã chỉ trích ngay lập tức. Một người nói: “Ông ta bỏ qua cả hệ thống và hành động quá độc lập.” Một người khác thêm vào: “Có vẻ như quan điểm của ông ta về những gì mình phải làm không giống những gì quỹ này chờ đợi.” Vẫn còn một ý kiến khác giờ đã thành hiện thực: “Đó chắc chắn là hồi chuông báo tử cho ông ta. Mọi người đã rất giận dữ. Mọi người đều có ý định tấn công ông ta.”

Waters phải ra đi. Ông là người có thể dẫn lại toàn bộ bảng cân đối tài sản nhưng đã không coi trọng giá trị của việc gây “thiện cảm” - ý kiến của các cộng sự.

Đa số thành viên trong mạng lưới của chúng ta là những cộng sự; trên phương diện kinh tế, xã hội, nghề nghiệp và cá nhân. Binh nhì chơi với binh nhì, không phải với những vị tướng. Ở Hollywood, người ta không bao giờ nhìn thấy một nhà sản xuất làm việc với một nhà biên kịch hạng thấp. Các nhà biên kịch đi tới hội của họ, và mọi người khác cũng vậy, họ lên xuống trên một cái thang riêng.

Vị trí của bạn trong mắt các cộng sự là thước đo chính xác nhất về giá trị mạng lưới của bạn.

Tôi rất thích một câu của Conrad Hilton, ông chủ một chuỗi khách sạn - nói về vấn đề này. Trong cuốn Be My Guest, ông viết: “Giá trị của bạn bè là điều bạn học được trong quân đội, khi cuộc sống của bạn phụ thuộc vào việc 100 người khác thực hiện nhiệm vụ của họ như thế nào.”

Trong quân đội, bạn chỉ có thể giỏi bằng đồng đội của mình.

Bây giờ bạn đã hoàn thành danh sách trong tổ chức của bản thân, đưa vào đó những khách hàng, nhà cung cấp, thành viên các tổ chức nghề nghiệp hay thương mại mà bạn tham gia và tất nhiên, tập danh thiếp ta vừa xếp sang một bên trước đó.

Nhóm tiếp theo: những người đối địch, đối thủ cạnh tranh, bạn cũ.

Những người bạn cần biết về họ nhiều nhất là những người có thể gây thiệt hại cho bạn nhiều nhất và những người có thể, trong một hoàn cảnh khác, làm cho bạn nhiều điều tốt nhất.

Vậy đấy, hoàn cảnh có thể thay đổi liên tục.

Những người này là thành viên rất giá trị trong mạng lưới của bạn. Bạn cần dành một dòng cho họ.

Ai sẽ là người đồng ý thuê bạn nếu chỉ đơn giản gặp bạn đang ở trên phố? Cơ may tốt nhất của bạn đến từ những người biết bạn tốt như thế nào bởi chính họ bị đẩy ra khỏi chỗ làm do không theo kịp bạn trong công việc.

Một lần tôi đã phải tham gia cuộc đàm phán khó khăn để mua lại một công ty. May mắn là chúng tôi vẫn ký được hợp đồng mặc dù luật sư phía bên kia giỏi hơn bên tôi rất nhiều. Lần tiếp theo - tôi đã thuê anh chàng đó người khiến tôi điên đầu để có thể hoàn tất được vụ mua lại nói trên.

Khi bạn lập danh sách này, đừng quên đưa vào những khách hàng cũ.

Randy làm nghề bán quảng cáo tại một đài phát thanh trong thành phố. Khách hàng lớn nhất của anh là một cửa hàng bán đồ cao cấp ở trung tâm. Randy có mối quan hệ tốt với Glen - người phụ trách quảng cáo của cửa hàng. Khi đài phát thanh chuyển sang phát nhạc rock, Glen phải nói với Randy rằng không ai trong số khách hàng của cửa hàng này xăm mình hay nhuộm tóc màu cam, nên cửa hàng không thể tiếp tục đăng quảng cáo ở chỗ Randy được.

Tất nhiên, Randy không hề mong muốn bị mất đi khách hàng tốt nhất của mình và anh cũng đủ thông minh để không mất “chỗ đi lại” này. Anh tiếp tục liên lạc với Glen ngay cả khi biết mình không thể bán quảng cáo cho anh ta.

Những người cùng làm với Randy cho rằng anh thật ngốc khi cứ tiếp đãi một người sẽ không mua một mẩu quảng cáo nào nữa, nếu có thì may ra là khi các nhân viên ngân hàng đến làm việc mà đeo khuyên trên mũi mà thôi - họ nghĩ.

Randy mới là người cuối cùng mỉm cười. Một hôm, Glen gọi điện thông báo rằng anh ta đã nghỉ việc tại cửa hàng và từ ngày mai sẽ phụ trách bộ phận quảng cáo cho một công ty bia lớn. Những rocker có uống bia chứ nhỉ?

Chiếc kem ngọt ngào này dành cho anh, Randy.

Vậy đấy, đó là cho những cái tên.

Chúng ta sắp hoàn thành rồi. Việc này không khó quá đâu.

Trong cả cuộc đời, tôi chỉ giỏi bằng những cộng sự của tôi và tôi tìm thấy ở họ may mắn, sự thành công của chính mình.

- Conrad Hilton