CHƯƠNG 5

Lập kế hoạch ngay!

Trong tâm lý học có một quy luật thế này: Nếu bạn hình thành trong não một bức tranh về hình ảnh con người bạn muốn trở thành và giữ bức tranh đó đủ lâu, bạn sẽ sớm trở thành con người đúng như hình ảnh bạn đã nghĩ.

―William James

Điều quan trọng là bắt đầu tạo ra một kế hoạch và sau đó theo nó từng bước, từng bước một bất kể mỗi bước đó có nhỏ hoặc lớn thế nào đi nữa.

―Charles Lindbergh

TÓM LƯỢC CHƯƠNG 5

Trong chương này, bạn sẽ học được:

· Thời gian vẫn cứ trôi đi khi bạn đang trong tình trạng lơ đãng. Nghĩ về việc bạn phải làm thay vì lập một kế hoạch rõ ràng là nguyên nhân chính của việc lãng phí thời gian.

· Hành động là kết quả của một bức tranh rõ ràng. Nếu bạn có một bức tranh rõ ràng về điều bạn phải làm, bạn sẽ hành động theo nó. Nếu bức tranh mờ nhạt, bạn sẽ chần chừ. Việc lập kế hoạch có thể đem lại sự rõ ràng cho bức tranh.

· Cách xác định điều quan trọng với bạn.

· Cách viết lại mục tiêu của bạn (điều định nghĩa giá trị con người bạn).

· Cách hình thành một quá trình lập kế hoạch hiệu quả bằng việc mỗi tuần dành ra một khoảng thời gian để tự sắp xếp, xem xét lại mục tiêu và kế hoạch của bản thân, đồng thời lên kế hoạch cho tuần kế tiếp.

Điều này có thể khiến bạn ngạc nhiên, nhưng phương châm cho bước lập kế hoạch của Chương trình Hiệu quả cá nhân PEP là Lập kế hoạch ngay!

Một trong những mục đích của việc lập kế hoạch là để có được sự rõ ràng, để biết bạn nên làm gì hàng ngày, cũng như về lâu, về dài. Rất nhiều người không lập kế hoạch, đặc biệt là khi có liên quan tới công việc của chính họ. Một trong những lý do khiến những cuốn lịch, những công cụ lập kế hoạch (Day-Timer, Franklin/Covey Planner,…) trở nên phổ biến như vậy là vì mọi người xem chúng như một công cụ giúp họ tổ chức, sắp xếp, lập kế hoạch cho mọi việc và theo dõi chúng hoàn thành.

Một số người sai lầm khi cho rằng những dự định trong đầu khi họ lái xe hoặc khi họ tắm chính là “lập kế hoạch” cho công việc. Dù bạn có thể nghĩ tới công việc, tôi cũng khó có thể gọi đó là lập kế hoạch. Ngược lại, đó chỉ là một dạng suy nghĩ không hiệu quả hoặc đem lại rất ít sự rõ ràng.

Một số người lại cho rằng việc lập kế hoạch chỉ lãng phí thời gian. Họ lý luận rằng thời gian dành cho việc lập kế hoạch không đem lại nhiều lợi ích đến thế. Nếu bạn lập kế hoạch không hiệu quả thì có thể đúng như vậy. Một kế hoạch được đặt ra chỉ tốt khi nó được thực thi và được hoàn thành. Nếu điều bạn làm là điều bạn lập kế hoạch, thì việc lập kế hoạch thật ý nghĩa.

Nếu bạn cảm thấy mình đang căng thẳng trong công việc, rằng bạn có quá nhiều việc phải làm, và có quá ít thời gian để làm, rằng bạn mất kiểm soát, hay chỉ đơn giản rằng bạn không hoàn thành được những việc quan trọng nhất đối với bạn, thì nguyên nhân thường là do bạn không có một kế hoạch rõ ràng hoặc do bạn không thực hiện đúng kế hoạch đó.

Đó là vì mọi người thường không kết nối việc lập kế hoạch với những gì cá nhân họ làm. Họ xem việc lập kế hoạch như một dự án lớn mà phòng họ phải thực hiện trong suốt quý tài chính này – một dự án lớn mà tất cả mọi người phải tập hợp trong một cuộc họp và xác định điều phải thực hiện. Nhưng với công việc hàng ngày của họ, họ lại không gắn tầm quan trọng thích hợp cho việc lập kế hoạch.

MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

Mục đích của việc lập kế hoạch là để có một ý tưởng rõ ràng – một bức tranh tinh thần rõ ràng – về điều bạn cần phải làm. Quá trình lập kế hoạch được coi là hiệu quả chỉ khi nó đem lại cho bạn một bức tranh rõ ràng vì bạn không thể hành động nếu không có bức tranh đó. Trong cuốn sách Quản lý thời gian (The Management of Time) của James T. McCay, ông đã viết:

Bức tranh trong tâm trí bạn kiểm soát hành động của bạn. Nếu bạn không có bức tranh nào, nghĩa là nếu bạn không thể xác định việc gì đang diễn ra, bạn sẽ không hành động. Nếu bức tranh của bạn u ám, mù mờ, bạn sẽ hành động một cách chần chừ, do dự. Nếu bức tranh của bạn rõ ràng và chính xác, bạn sẽ hành động hiệu quả và dứt khoát.

Việc lập kế hoạch giúp bạn có được bức tranh rõ ràng đó. Lập kế hoạch mà không đem lại hình ảnh đó là thất bại và không phải là lập kế hoạch theo đúng nghĩa của nó.

Khi triển khai PEP với một nhóm lớn, chúng tôi bắt đầu bằng phần định hướng, thường là mọi người ngồi quanh một chiếc bàn trong phòng họp. Tôi thường hỏi: “Ở đây có bao nhiêu người ngày nào cũng lập kế hoạch hành động?” Có lẽ khoảng nửa số người giơ tay. Số còn lại thậm chí còn không nghĩ tới kế hoạch hành động hàng ngày. Có lẽ chuyện danh sách những việc cần làm hàng ngày của họ thất bại là chuyện quá thường xuyên trong quá khứ, do đó, họ ngại phải thử lại lần nữa.

Đã bao giờ bạn bắt đầu một ngày với một danh sách những việc cần làm và kết thúc ngày hôm đó mà chẳng việc nào được hoàn thành không? Nếu có, bạn sẽ hiểu những người này cảm thấy như thế nào. Có nhiều lý do giải thích cho bản danh sách không được hoàn thành đó. Có thể là vì bạn cố làm quá nhiều. Có thể bạn đã không cân nhắc tới những việc bất ngờ nảy sinh và thời gian bị tiêu tốn. Danh sách việc thường nhật có thể quá chung chung. Việc lập kế hoạch đúng có thể giải quyết ổn thỏa những vấn đề này. Nhưng thế nào là lập kế hoạch đúng?

Để có một ví dụ, hãy cùng tìm hiểu phải làm gì để tạo ra được một bộ phim. Có ba bước liên quan tới việc sản xuất một bộ phim: Tiền sản xuất, sản xuất và hậu kỳ. Trong ba bước đó, bước tiêu tốn thời gian nhất của việc làm phim là bước tiền sản xuất. Kịch bản chỉ là điểm khởi đầu. Tài liệu quan trọng nhất trong khâu tiền sản xuất là kịch bản phân cảnh, bản miêu tả chi tiết cho từng cảnh tạo nên bộ phim.

Hãy hình dung ra một tờ giấy chỉ có vài chiếc hộp rỗng, thi thoảng bạn còn có thể tìm thấy chúng dưới dạng màn hình ti vi. Những chiếc hộp này tạo thành khung cho mỗi một cảnh. Nghệ sĩ phác thảo đường nét thô để thể hiện điều được nhìn thấy ở mỗi thời điểm của bộ phim: người nào xuất hiện ở phân cảnh cụ thể nào; họ nói gì; quay cận cảnh hay quay xa; bố trí ánh sáng ở đâu; tiến trình từng bước một từ lần bấm máy này tới lần bấm máy khác; sự kết hợp của các lần bấm máy tạo thành một cảnh quay. Tất cả những điều đó tạo thành tổng thể lớn hơn – một bộ phim.

Tại sao lại phải dành nhiều thời gian và công sức cho kịch bản phân cảnh? Vì một trong những phần tốn kém nhất của việc làm phim là quay tại trường quay. Khi tiến hành sản xuất, với 200 người của đoàn làm phim đứng xung quanh, bạn chỉ muốn lãng phí thật ít thời gian và công sức, tiền bạc, chỉ cho mọi người biết đứng ở đâu, làm gì tiếp theo. Tiền sản xuất là để làm việc đó, chứ không phải sản xuất. Với hàng triệu đôla tiền đầu tư, khi có kế hoạch và sự chuẩn bị thích đáng để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn không thể lãng phí thời gian.

Trong ngành công nghiệp điện ảnh, nhu cầu lập kế hoạch là nhu cầu cần thiết, và thủ thuật lập kế hoạch đã được “định nghĩa lại” để đáp ứng các nhu cầu đặc biệt của ngành công nghiệp đó. Tuy nhiên, trong kinh doanh cũng như trong các ngành công nghiệp nói chung, vẫn có kiểu lập kế hoạch hơi chiếu lệ, đặc biệt là việc lập kế hoạch cho các hoạt động thường ngày.

Hãy lùi một bước để nhìn lại từ chính công ty của bạn, bạn sẽ thấy hầu hết mọi người đều làm việc hàng ngày mà không có bất cứ bản kế hoạch chính thức nào cho công việc của mình. Chúng ta thấy mọi người vẫn làm việc mà chẳng có bất kỳ kịch bản hay kế hoạch tiền sản xuất nào, chỉ với một hi vọng duy nhất là đối phó với những tình huống tồi tệ trong suốt tám tiếng hoặc nhiều hơn thế nữa. Theo thuật ngữ của điện ảnh, họ “chạy máy” suốt các ngày trong tuần, máy quay lúc nào cũng bật, nhưng họ không biết phải nói gì, phải đứng đâu hay phải làm gì.

NHỮNG NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH

Lập kế hoạch bao gồm ba thành tố: Xác định thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, quản lý thời gian và tổ chức, sắp xếp tốt để dễ dàng thực thi kế hoạch. Khi bạn đã đọc đến chương này, bạn đã phải tổ chức, sắp xếp đủ tốt để triển khai các kế hoạch một cách dễ dàng. Hãy cùng nghiên cứu những thành tố khác.

Xác định thứ tự ưu tiên – Quản lý nhiệm vụ

Bạn không thể nói về việc lập kế hoạch mà không bàn luận về việc xác định thứ tự ưu tiên. Chắc chắn bạn đã nhận thấy sự thận trọng của tôi đối với vấn đề xác định ưu tiên. Chuyện xác định thứ tự ưu tiên được sử dụng để làm lý do ngụy biện cho việc không hành động đã trở thành chuyện quá thường xuyên. Và việc xác định thứ tự ưu tiên có thể tạo thành đống hỗn độn khi bạn phải đối mặt giữa những vấn đề quan trọng và những vấn đề cấp bách. Tuy nhiên, nếu bạn xao nhãng việc xác định thứ tự ưu tiên, đặc biệt là với khối lượng công việc như của chúng ta và áp lực thời gian căng thẳng mà chúng ta đang phải gánh chịu, bạn sẽ có nhiều khả năng thất bại.

Một người bạn đến từ đất nước Hà Lan của tôi đã miêu tả nó như thế này: Lập kế hoạch là hoạt động xác định thứ tự ưu tiên của bạn và sau đó quản lý thời gian để xử lý những việc ưu tiên đó. Để xác định được thứ tự ưu tiên, một người cần có bức tranh rõ ràng về những mục tiêu hay mục đích của họ, để sau đó so sánh những nhiệm vụ với những mục tiêu, mục đích đó. Bạn cần phải xác định xem những nhiệm vụ của bạn có thẳng hàng với những bước cần thiết để đạt được mục tiêu/mục đích bạn đặt ra không. Hãy xác định xem bạn có phải là người thực hiện những nhiệm vụ ưu tiên này không hay chúng có thể, hoặc nên được chuyển giao cho người khác. Nếu bạn chuyển giao chúng, hãy theo dõi để biết chúng có được hoàn thành hay không.

Quản lý nhiệm vụ có thể là một công cụ đặc biệt hữu ích đối với những người ít có thời gian làm theo ý mình. Dịch vụ chăm sóc khách hàng hay nhân viên tư vấn và giao dịch viên ngân hàng là những ví dụ về những người mà nhiệm vụ của họ được “định hình” bởi những người liên lạc với họ. Quyền kiểm soát thời gian của riêng bạn càng ít, bạn càng cần phân biệt giữa những vấn đề rất giá trị với những vấn đề ít giá trị hơn.

Quản lý thời gian

Quản lý thời gian có thể được miêu tả như nghệ thuật sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Khi bạn đã biết cần phải làm gì và làm như thế nào là tốt nhất (quản lý nhiệm vụ), bạn cần sử dụng thời gian tốt nhất để hoàn thành nó. Khi lập kế hoạch một ngày, một tuần, một tháng hoặc một năm, bạn nên xem xét tới những nhiệm vụ cần hoàn thành và nhân tố thời gian liên quan tới chúng. Quản lý thời gian thích hợp bao gồm:

· Cần thiết lập và sắp xếp những lịch trình vào những khoảng thời gian khác nhau trong ngày (công việc hàng ngày được nhóm lại với nhau như trả lời thư điện tử, lịch tuần như những cuộc họp đã được nhóm lại với cấp trên trực tiếp của bạn, lịch tháng cho quy trình khóa sổ cuối tháng,…)

· Sắp lịch cho chính sách mở cửa và đóng cửa trong ngày. Khi nào bạn cần thời gian không bị gián đoạn, ngắt quãng để tập trung?

· Cân nhắc tới nhịp sinh học của bạn khi sắp lịch cho những việc đòi hỏi sáng tạo. Thời điểm nào trong ngày là thời điểm bạn tràn đầy sinh lực nhất (tốt cho công việc đòi hỏi tính sáng tạo)? Thời điểm nào trong ngày bạn ít sinh lực nhất (phù hợp với những nhiệm vụ nhàm chán cần tập trung suy nghĩ ít hơn, như sắp xếp hồ sơ chẳng hạn)?

· Dành thời gian để lập kế hoạch, cả ngắn hạn và dài hạn. Việc lập kế hoạch hàng ngày có thể mất vài phút, lập Kế hoạch tuần và tháng có thể phải mất hàng tiếng, và lập kế hoạch dài hạn cho cả năm có thể phải mất vài ngày để hoàn thành.

· Hệ thống lịch bạn sử dụng – lịch giấy hay lịch điện tử, loại lịch người khác có thể truy cập và chỉnh sửa được. Mọi người càng dễ dàng truy cập kế hoạch thời gian của bạn, bạn càng cần dành nhiều thời gian hơn để xác định thứ tự ưu tiên của mình. Thư ký của bạn có lên lịch các cuộc họp cho bạn không? Anh ta/Cô ta có biết rõ ưu tiên dành cho việc lập kế hoạch họp, thời gian im lặng, các nhiệm vụ thông lệ, và nhiều việc khác không? Kiểu lịch (xem hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng) cũng quyết định cách bạn nắm bắt thời gian.

· Cuối cùng, một phần quan trọng, không thể thiếu trong quản lý thời gian là phải bảo vệ thời gian của bạn!

Nếu bạn dành một nửa thời gian của bạn để lập kế hoạch, bạn sẽ làm nhanh gấp đôi.

―Ngạn ngữ Đức

Thời gian dành cho việc lập kế hoạch: Có đáng không?

Nếu bạn tăng thời gian lập kế hoạch của mình, có thể bạn sẽ giảm được thời gian dành cho những việc mang tính “thủ tục” và chạy vòng quanh chơi trò “đuổi bắt”.

Hầu hết chúng ta đều phải làm việc nhiều giờ liền và làm việc vất vả. Tại sao chúng ta lại than phiền về việc bị lạc trong “những công việc thủ tục hành chính” chỉ chiếm từ 10% đến 25% thời gian làm việc của bạn (tùy theo công việc của bạn). Một người bình thường hoạt động trong ngành công nghiệp, trước khi tham gia khóa học PEP, thường dành không tới hai tiếng một tuần để lập kế hoạch cho công việc riêng của anh ta/cô ta. Nếu làm phép tính, bạn sẽ thấy như vậy tương đương với 18 phút một ngày – chỉ bằng thời gian bạn tắm một lần! Thế cũng được; đừng dừng bài tập lập kế hoạch hàng ngày đó (cũng đừng dừng tắm chỉ vì thế!). Nhưng hãy tiến thêm một bước để giảm thời gian dành cho những việc “thủ tục hành chính” và những việc gây gián đoạn. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho việc lập kế hoạch!

QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH PEP

Có sáu mục lớn về lập kế hoạch được dạy trong chương trình PEP:

1. Kế hoạch ngày

2. Kế hoạch tuần

3. Kế hoạch thực thi dự án

4. Kế hoạch chiến lược

5. Đặt mục tiêu

6. Giá trị.

KẾ HOẠCH NGÀY

Tôi vừa mới nhắc tới lời than phiền về những bản kế hoạch hàng ngày. Thường thì, do những việc bất ngờ phát sinh, Kế hoạch ngày chỉ được hoàn thành một phần trước khi trở thành nỗi thất vọng lớn. Với nhiều người, dường như Kế hoạch ngày chỉ là một vật đáng ghét nhắc họ nhớ tới việc vẫn chưa được hoàn thành.

Trong khi đó, việc dành một chút thời gian mỗi ngày để lập kế hoạch cho các hoạt động của mình là rất cần thiết. Một số người thích làm việc này vào cuối ngày làm việc, trước khi về nhà; một số người lại thích làm việc đó vào buổi sáng, khi chưa có việc gì chen vào. Dù bạn chọn bất kỳ thời điểm nào để lập kế hoạch, bạn cũng có thể sử dụng cuốn lịch của mình (“nhật ký” theo cách gọi của người Anh) để viết lại những nhiệm vụ trong ngày của bạn.

Để việc lập Kế hoạch ngày trở thành một quá trình nhanh chóng và hiệu quả, tôi khuyên bạn nên tạo ra bản Kế hoạch ngày từ bản Kế hoạch tuần. Với một tài liệu lớn hơn trước mặt, bạn có thể chia công việc trong tuần thành những phần dễ quản lý có thể hoàn thành mỗi ngày và mỗi ngày làm việc là mỗi bước bạn hoàn thành Kế hoạch tuần, tháng, năm của mình.

KẾ HOẠCH TUẦN

Mỗi tuần bạn nên kiểm tra tất cả những nguồn công việc của bạn (xem Hình 5.1). Với từ “nguồn công việc” ý tôi là tất cả những hồ sơ công việc đang làm của bạn, bao gồm các dự án; lịch ghi ngày đến hạn cùng những hoạt động đã được sắp lịch và những vật nhắc nhớ của bạn; hệ thống hồ sơ ghi nhớ của bạn dành cho những việc sẽ xuất hiện trong suốt tuần kế tiếp; những việc đang chờ xử lý (giỏ việc chờ xử lý và những hồ sơ chờ xử lý – bao gồm cả những hồ sơ điện tử như thư mục thư điện tử cho bất kỳ bức thư điện tử nào đang chờ trả lời trước khi bạn có thể hoàn thành nó); và bất cứ cuốn sổ ghi chép nào bạn sử dụng để ghi những việc cần phải làm.

Chẳng hạn, giả sử bạn đang đảm nhiệm tám dự án. Có thể hai trong số những dự án này chiếm phần lớn thời gian của bạn, và sáu dự án khác đang tiến triển với một chừng mực nhất định. Bạn còn có nhiều việc khác trong hộp chờ xử lý, bao gồm cả kế hoạch cho chuyến công tác, rồi lịch của bạn còn thể hiện sáu cuộc họp trong tuần này với những người đứng đầu những phòng ban khác và với khách hàng. Hồ sơ ghi nhớ của bạn gồm những việc bạn cần phải kiểm tra vào những ngày khác nhau để đảm bảo chúng sẽ được hoàn thành đúng thời hạn. Bạn còn bị bủa vây bởi rất nhiều mẩu giấy nhắc bạn nhớ những việc bạn cần phải làm. (Tốt hơn, bạn nên có một chương trình máy tính hoặc nên dùng một cuốn sổ để tập hợp tất cả những mẩu giấy nhớ này vào cùng một chỗ, thay cho vô số những mẩu giấy nhắc việc nhỏ). Nói cách khác, để nắm bắt được mọi việc bạn phải làm, bạn thực sự phải cần tới sự trợ giúp của hàng tá nguồn khác nhau. Tôi khuyên bạn nên lọc qua tất cả những nguồn này mỗi tuần một lần. Trong khoảng thời gian đó, hãy xác định thứ tự ưu tiên cho những việc này và hãy vạch ra Kế hoạch tuần của bạn.

TẠI SAO LẠI LÀ KẾ HOẠCH TUẦN?

Các sự kiện thường thay đổi nhanh chóng và thật không khả thi nếu hầu hết mọi người đều có thể lập hế hoạch chi tiết từ trước cho một tháng. Ngược lại, nếu một người chỉ lập kế hoạch trước cho một ngày thì không đủ thời gian để hoàn thành việc quan trọng. Vì thế, với hầu hết mọi người, kế hoạch tuần là kế hoạch hiệu quả nhất.

Hình 5.1. Tạo kế hoạch theo tuần

Hãy dành thời gian nhìn lại một lượt quyển lịch của bạn để xác định xem những việc đột xuất, những việc không nằm trong kế hoạch chiếm bao nhiêu thời gian của bạn. Trong đó có thể có việc do sếp giao phó vào thời điểm không thích hợp một chút nào trong ngày (hoặc tuần, hoặc tháng). Cũng có thể đó đơn giản chỉ là việc không lường trước được đòi hỏi sự quan tâm, chú ý của bạn, ngốn thời gian bạn định dành cho công việc khác. Dù thế nào, dù là từ đâu, từ ai thì cũng không thể phủ nhận được là ít nhất một phần thời gian trong ngày và trong tuần của bạn – có thể là 25%, mà cũng có thể là 50% – đã được dành cho những công việc kiểu này.

Bất kể thời lượng có thế nào, hãy lập kế hoạch cho các công việc trong tuần của bạn dựa trên lượng thời gian trung bình còn lại của bạn. Nếu một nửa thời gian của bạn được sử dụng cho những việc phát sinh, hiển nhiên bạn chỉ có thể lập kế hoạch cho 50% thời gian còn lại của mình. Bằng cách dành thời gian cho những việc bất ngờ phát sinh – những việc thực sự không thể xác định được – bạn có thể duy trì được tính linh động của mình, nghĩa là bạn dành thời gian cho những việc mà bạn biết là sẽ xuất hiện (ngay cả khi bạn không biết trước đó là việc gì), và bạn không bị rơi vào tình trạng quá tải vì bạn thực sự đã sắp lịch một tuần cho những việc đáng ra phải mất một tuần rưỡi. Bạn đã lập kế hoạch cho những việc không nằm trong kế hoạch, và bạn có thể xác định phần thời gian còn lại trong tuần của bạn một cách rõ ràng, có chủ đích.

Bằng cách xác định và xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc cần hoàn thành trong tuần tới, bạn có thể đơn giản hóa kế hoạch hàng ngày của mình. Xác định thứ tự ưu tiên cũng dễ dàng hơn. Nếu việc quan trọng, nó sẽ nằm trong Kế hoạch tuần của bạn. Nếu không, nó sẽ không xuất hiện ở đó. Bạn chỉ cần phải xác định thứ tự ưu tiên một lần, trong suốt quá trình lập Kế hoạch tuần của bạn. Lợi ích của việc lập kế hoạch này là bạn có thể nhìn thấy mọi việc trong một bối cảnh lớn hơn, do đó, bạn có thể đưa ra nhận định thực tế về lượng thời gian bạn có thể dành cho những dự án khác nhau. Bạn không cần phải thực hiện toàn bộ quá trình đưa ra quyết định mỗi lần bạn hoàn thành một nhiệm vụ, và việc đó tự nó cũng loại bỏ rất nhiều căng thẳng trong công việc của bạn. Việc chọn làm gì vào ngày cụ thể nào đó cũng trở nên đơn giản hơn. Tất cả những gì bạn cần làm là nhìn vào quyển lịch của bạn và ghi chú những câu nhắc nhớ bạn đã viết lại, những cuộc họp bạn đã lên lịch, và công việc bạn dự định thực hiện trong tuần tiếp theo. Bạn có thể lấy từ danh sách Kế hoạch tuần của bạn những nhiệm vụ bạn sẽ làm ngày hôm đó. Hình 5.2 thể hiện một bản mẫu Kế hoạch tuần.

Thêm một lý do để lập kế hoạch hành động và tổng kết tuần (WRAP – Weekly Review and Action Plan)

Khi đối mặt với cuộc tấn công kéo dài và áp lực triền miên, hãy lùi lại – hãy đánh giá lại và hãy nhóm lại.

―Tôn Tử

Hầu hết chúng ta đều thường xuyên chịu áp lực phải hoàn thành công việc. Chuyện có quá nhiều việc cần làm hơn mức có thể làm trong một ngày hoặc một tuần là chuyện quá thường thấy. Chuyện đó chẳng bao giờ kết thúc.

Việc dành thời gian cuối tuần để lập kế hoạch cho tuần mới không chỉ khiến thời gian được lập kế hoạch hiệu quả, mà còn cho phép bạn thoát khỏi những áp lực và có cái nhìn mới về tình huống của mình.

Hình 5.2. Mẫu bảng Kế hoạch tuần trong lịch

Chúng ta thường không dành thời gian để nghiêm túc đánh giá lại công việc và cuộc sống của mình, nhưng chúng ta nên làm như vậy. Kế hoạch hành động và tổng kết hàng tuần của bạn không chỉ giúp bạn xác định điều bạn nên làm mà còn xác định cách thực hiện điều đó – thời gian để bạn suy nghĩ về tổng thể, để nhìn thấy bức tranh lớn hơn. Suy cho cùng, hầu hết các nhiệm vụ đều được hoàn thành với một kết quả cuối cùng lớn hơn trong tâm trí. Với suy nghĩ về kết quả cuối cùng đó, bạn có thể phân tích điều bạn cần làm (cần có, hoặc cần biết) để hoàn thành nhiệm vụ.

Chỉ mất một lúc để xác định điều gì nên làm trước nhất, thứ hai hoặc thứ ba. Nếu bạn sắp lịch các nhiệm vụ theo tuần, và lập kế hoạch hàng ngày của mình dựa trên bức tranh lớn hơn mà bạn đã tạo ra đó, bạn không cần phải dành thời gian để nghĩ về việc bạn cần làm ngày này qua ngày khác, hoặc về việc bạn sẽ làm việc đó như thế nào. Bạn đã làm việc đó như một phần kế hoạch hàng tuần của bạn. Thay vào đó, bạn có thể tập trung vào công việc cần hoàn thành, và khi bạn hoàn thành, nhiệm vụ này sẽ kéo theo nhiệm vụ khác được hoàn thành (mà không cần phải nghĩ tới nó).

Dù bạn thích lịch hay công cụ sắp lịch nào, hãy tìm một thứ có chức năng nhìn-tổng-quan-cả-tuần. Để kể tên một vài lựa chọn hiện có hiện nay, bạn có thể sử dụng hệ thống lịch giấy; nếu bạn là một tập đoàn, hẳn bạn sẽ có Windows Outlook, hoặc Lotus Notes, bất cứ loại phần mềm nào cho màn hình máy tính, hoặc một thiết bị sắp xếp điện tử. Nếu tất cả những nhiệm vụ trong Kế hoạch tuần của bạn có thể vừa khít trong phần hiển thị lịch tuần của bạn, thì sẽ giảm khả năng có việc quan trọng nào đó bị bỏ sót. Hình 5.3 thể hiện bảng Kế hoạch tuần mẫu.

Hình 5.3. Mẫu bảng Kế hoạch tuần

Sẽ rất hữu dụng khi sử dụng lịch điện tử theo đúng chức năng của nó để nhìn công việc của bạn từ một khung thời gian lớn hơn đơn vị tuần. Với những công cụ như Microsoft Outlook và Lotus Notes, bạn có thể dễ dàng chuyển từ lịch này sang lịch khác, điều đó giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất có thể trong quá trình lập kế hoạch cũng như thực thi kế hoạch của bạn.

Thường thì những quyết định liên quan tới Kế hoạch tuần cũng có thể bị ảnh hưởng bởi cái nhìn tổng quan theo tháng, hoặc có thể là cái nhìn tổng quan theo ngày. Nhìn vào những loại lịch khác nhau này bạn có thể đưa ra những quyết định hoạch định tốt nhất. Tính linh động của những “hình chiếu kế hoạch”, với bất kỳ mức độ chi tiết nào một người cần để đưa ra những quyết định hoạch định tốt nhất bằng cách di chuyển những bản kế hoạch đó, cần được củng cố bất kể đó là Kế hoạch ngày, Kế hoạch tuần hay Kế hoạch tháng. Hình 5.4 là mẫu Kế hoạch tháng.

Hình 5.4. Mẫu Kế hoạch tháng

Vậy điểm mấu chốt của toàn bộ quá trình lập Kế hoạch tuần là gì? Đó là thời điểm để bạn có cái nhìn tổng quan về công việc của mình. Đó là thời gian để bạn tự tổ chức, sắp xếp và chuẩn bị cho tuần mới. Đó là thời điểm để bạn duy trì tình trạng có tổ chức sắp xếp của mình. Đó là khoảng thời gian để bạn lùi lại, đánh giá lại và nhóm các việc lại với nhau. Đó là thời gian để bạn xác định mục tiêu, mục đích và giấc mơ, đồng thời đặt chúng vào tiến trình hành động.

Trong cuốn sách Lập kế hoạch dự án (Project Planning), tác giả Frank Bettger, một trong những nhà kinh doanh có ảnh hưởng nhất thế kỷ 20, đã gọi khoảng thời gian lập Kế hoạch tuần của ông là “ngày tự tổ chức sắp xếp”. Ông đã nói:

Thật ngạc nhiên với khối lượng công việc tôi có thể hoàn thành khi tôi dành thời gian cho việc lập kế hoạch, và chẳng có gì đáng ngạc nhiên khi tôi chỉ hoàn thành được rất ít việc khi không lập kế hoạch. Tôi thích làm việc theo đúng lịch trình trong bốn ngày rưỡi để đạt được điều gì đó hơn là lúc nào cũng làm việc mà chẳng đạt được điều gì.

ĐỊNH HÌNH NHẬT KÝ – QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH THÁNG CHO NHỮNG NGƯỜI QUẢN LÝ CẤP CAO

Bạn của tôi cùng với người cộng sự từ nước Anh, Jay Hurtwitz, đã làm việc với những người quản lý cấp cao nhất của những tập đoàn lớn nhất nước Anh và đã thiết kế ra một quy trình lập kế hoạch đạt tỉ lệ thành công cao mà ông gọi là Định hình nhật ký. Như một phần của quy trình lập kế hoạch, Jay yêu cầu những người quản lý cấp cao sắp xếp lịch của họ mỗi tháng một lần, thường là vào giữa tháng cho tháng tiếp theo. Lập Kế hoạch tháng thích hợp hơn với những người quản lý cấp cao vì họ thường đặt trước những cuộc hẹn quan trọng trong lịch và không quan tâm tới những vấn đề về hoạt động thường ngày bất ngờ xuất hiện.

Đây là điều ông đã yêu cầu các quản lý cấp cao thực hiện:

1. Lấy một tờ giấy trắng và tạo mẫu như sau:

2. Liệt kê không quá 8 hoạt động lớn chiếm 100% thời gian của bạn. Chẳng hạn:

3. Quản lý cuộc họp nhóm

4. Quản lý những người báo cáo trực tiếp

5. Vấn đề nhân sự

6. Ngân quỹ

7. Những chuyến “viếng thăm” bất thường, tham quan chi nhánh, thăm khách hàng

8. Khay đựng công văn đến

9. Công việc dự án

10. Những việc khác.

11. Khi các hoạt động đã được liệt kê, hãy ước lượng lượng thời gian hiện tại bạn dành cho mỗi loại hoạt động. Hãy ghi lại các con số phần trăm (thời gian) đó vào cột Hiện tại. Đừng lo lắng nếu các con số ước lượng của bạn lên tới 100% trong lần đầu. Chỉ cần bạn can đảm. Sau khi bạn đã ghi lại các con số phần trăm chân thực bên cạnh mỗi hoạt động, hãy điều chỉnh chúng nếu cộng chúng lại với nhau không bằng 100%.

12. Hãy tự hỏi bản thân nếu có khía cạnh nào trong công việc của bạn mà bạn cảm thấy cần phải thực hiện, nhưng lại không có trong danh sách của bạn (chẳng hạn như thời gian suy nghĩ, thời gian tổng kết hay thời gian lập kế hoạch). Hãy thêm nó vào danh sách.

13. Hãy xem bạn có thể sử dụng thời gian của mình trong tương lai như thế nào là lý tưởng nhất. Chẳng hạn:

14. Nếu có một việc được bổ sung trong bước thứ 4, hãy bắt đầu với việc đó. Bạn muốn dành bao nhiêu thời gian của mình cho hoạt động đó? Hãy ghi lại con số phần trăm đó vào cột Tương lai.

15. Hãy xem xét các hoạt động khác và thời gian dành cho hoạt động đó rồi viết những con số đó vào cột Tương lai.

16. Hãy thực tế. Nếu hiện tại bạn đang dành 25% thời gian của mình cho việc quản lý các cuộc họp nhóm, nhưng lại viết 0% cho việc đó trong cột Tương lai, nghĩa là bạn đang không thực tế. Hiện diện ở những cuộc họp quản lý nhóm có lẽ nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.

17. Hãy khoanh những khoảng thời gian trong lịch của bạn cho tháng tiếp theo (hoặc tháng sau đó nữa nếu bạn đã lên lịch cho cả tháng tiếp theo rồi) đối với những hoạt động có lượng phần trăm thời gian ở cột Tương lai lớn hơn ở cột Hiện tại. Điều này giúp đảm bảo bạn chắc chắn dành thời gian cho những việc này và chắc chắn sẽ tạo ra khác biệt.

Đừng khoanh thời gian cho tất cả các hoạt động của bạn. Điều đó chỉ làm cho cuốn nhật ký của bạn quá cứng nhắc, và không tạo tính linh hoạt, nhanh nhạy cho những sự kiện đang phát triển.

Bí mật của việc tiến về phía trước nằm ở việc bắt đầu. Bí mật của việc bắt đầu nằm ở việc chia những nhiệm vụ phức tạp và rối rắm thành những nhiệm vụ nhỏ có thể quản lý được, sau đó bắt đầu việc nhỏ trước.

―Mark Twain

KẾ HOẠCH THỰC THI DỰ ÁN

Cùng với quá trình lập Kế hoạch tuần mà chúng ta vừa mới thảo luận, chúng ta hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về một loại kế hoạch khác được gọi là Kế hoạch dự án.

Chúng ta đã chạm tới vấn đề tạo ra tập hồ sơ việc đang làm của bạn và cách những hồ sơ này có thể thể hiện được những mục tiêu cơ bản cũng như những dự án bạn đang triển khai. Mỗi hồ sơ có thể thể hiện hàng trăm giờ làm việc trong một khoảng thời gian dài, và có thể khá phức tạp.

Đã bao giờ bạn nghe thấy câu hỏi: “Ăn thịt một con voi như thế nào?” chưa? Một người bạn đã từng nói với tôi: “Thì ăn với nước xốt cà chua nấm.” Tuy nhiên câu trả lời là ăn từng miếng một, và đây chính là một bí mật để tăng năng suất. Nếu bạn dành thời gian để chia nhỏ những hoạt động lớn hơn, phức tạp hơn thành những nhiệm vụ chi tiết, có thể xử lý được – bằng cách lập kế hoạch chiến lược và chiến thuật – bạn sẽ tăng được năng suất cá nhân, dù bạn đang nói tới những mục tiêu, mục đích đa nhiệm ngắn hạn hay dài hạn. Tôi không thể quá nhấn mạnh tầm quan trọng của khái niệm này khi nói tới vấn đề năng suất và việc hoàn thành công việc cũng như mục tiêu trong đời.

Gỡ rối từng chút, từng chút một.

―Aesop

Nhìn chung hầu hết chúng ta đều biết mình cần phải làm gì. Quả thực, theo kinh nghiệm của tôi, chúng ta dành quá nhiều thời gian của mình để xem xét điều chúng ta cần làm, suy nghĩ về cách làm điều đó, và trở nên bận rộn với những chi tiết của công việc liên quan – chẳng việc nào trong số những việc đó có thể giúp bạn hoàn thành công việc.

Tuy nhiên, lập Kế hoạch dự án là quá trình tạo ra kịch bản phân cảnh cho từng mục tiêu trong công việc và cuộc sống của chúng ta. Tất cả chúng ta đều đã quen thuộc với khái niệm lập Kế hoạch dự án nói chung. Có thể kể ra một ví dụ là ngân sách hàng năm cho một công ty hoặc một bộ phận, và những mục tiêu đặt ra để đạt được ngân sách đó. Giai đoạn tiền sản xuất trong quá trình làm một bộ phim có thể xem là một Kế hoạch dự án. Trên thực tế, giai đoạn tiền sản xuất, hay quá trình tạo ngân sách, được hình thành từ rất nhiều Kế hoạch dự án cá nhân. Tất cả những mục tiêu và mục đích, cả cá nhân và tổ chức, mà chúng ta vẫn nỗ lực hàng ngày, cũng như những hành động cá nhân để hoàn thành những mục tiêu đó đều có thể gọi là Kế hoạch dự án. Định nghĩa yêu thích của tôi (từ một người đồng nghiệp của tôi ở nước Anh, Ron Hopkins) về dự án là:

Một loạt những điểm hành động được kết nối với nhau, khi nào các điểm được hoàn thành, sẽ đem lại một kết quả hoặc một mục tiêu cụ thể, rõ ràng.

Mỗi mục tiêu, mục đích của bạn đều nên có một Kế hoạch dự án của riêng nó.

Kịch bản phân cảnh (Kế hoạch dự án) là một bộ những bức tranh tinh thần rõ ràng của mỗi hành động cụ thể cần thiết để đưa bạn từng bước hướng tới hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Việc chia nhỏ Kế hoạch dự án giúp bạn xác định cách thực hiện nó tốt nhất, với nguồn lực nào, hệ quả ra sao, phải tốn bao nhiêu thời gian, phải thực hiện với ai, và có liên quan với những dự án hoặc những hoạt động cũng cần hoàn thành khác như thế nào.

Nếu hoàn thành, hồ sơ công việc đang làm của bạn sẽ thể hiện từng mục tiêu công việc của bạn. Một Kế hoạch dự án có thể được vạch ra và đặt vào mỗi hồ sơ trong số hồ sơ việc đang làm của bạn. Hạn chót cho những nhiệm vụ cần phải được ghi lại, cùng với tên người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ đó. Kế hoạch dự án thúc đẩy bạn làm những việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu của mình vì bạn đã mường tượng ra chúng một cách rõ ràng và đã phân tích những việc cần thiết để hoàn thành chúng. Nếu được xác định chi tiết thì các nhiệm vụ đều có thể được hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn, và việc hoàn thành mỗi nhiệm vụ đó sẽ là một chuỗi tiến triển liên tiếp tới mục tiêu lớn hơn.

Khi lập Kế hoạch tuần của mình, bạn tổng kết lại mỗi một Kế hoạch dự án hồ sơ việc đang làm của bạn và lựa chọn những nhiệm vụ cần làm trong tuần tới. Bạn không cần phải xác định đi xác định lại cần hoàn thành việc nào trong dự án đó, vì phần việc đó trong quá trình lập kế hoạch đã được hoàn thành rồi. Bạn sẽ biến Kế hoạch tuần của mình thành một quá trình hiệu quả, tốc độ thực sự hoàn thành được điều bạn dự định thực hiện.

Một bản Kế hoạch dự án mẫu được thể hiện trong Hình 5.5.

TIÊU CHÍ CHO VIỆC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Bạn có thể sử dụng một vài tiêu chí sau để xác định công việc bạn cần hoàn thành có cần lập Kế hoạch dự án không:

· Nó phức tạp

· Nó có vẻ khó

· Nó liên quan tới vài nhân viên

· Nó là một hoạt động mới

· Có vài hạn chót quan trọng

· Bạn đang đối mặt với những thay đổi.

BẢN ĐỒ THỰC THI

Đôi khi bạn cũng cần phải dành thời gian suy nghĩ tới thiết kế của một bản Kế hoạch dự án vì bạn có thể tìm ra các bước thực thi. Bản đồ thực thi (Hình 5.6) giúp xác định những nhân tố quan trọng trong Kế hoạch dự án, tạo ra những ý tưởng liên quan trong quá trình chảy-tự-do, làm bật ra những suy nghĩ có thể nằm ẩn mình đâu đó.

Hình 5.5. Mẫu kế hoạch thực thi dự án

Những thành tố chính của bản đồ thực thi là:

· Động não về tất cả những thành tố của nhiệm vụ

· Xác định những thành tố quan trọng để thành công

· Nhóm các ý tưởng vào các nhóm

· Tích hợp những thành tố này vào kế hoạch thực thi.

Hình 5.6. Bản đồ thực thi

Lập kế hoạch trong Microsoft Outlook/Lotus Notes

Cả Outlook và Lotus Notes đều cung cấp tính năng lập Kế hoạch dự án. Bạn có thể dễ dàng tạo ra một danh sách nhiệm vụ trong chính Outlook hoặc Lotus Notes tích hợp với lịch. Bằng cách tạo ra một mục mới với tên của dự án và với một danh sách những nhiệm vụ có hạn chót được ghi lại trong lịch, bạn đã có một công cụ tuyệt vời để theo dõi các Kế hoạch dự án của mình.

Bạn cũng có thể xem những nhiệm vụ này thông qua lịch nếu được sắp xếp, cũng như xem tất cả những nhiệm vụ mở bằng cách nhìn qua một mục.

Thuận lợi là điều hiển nhiên nhìn thấy. Tích hợp với lịch và có thể kết nối với tin nhắn thư điện tử cũng như những tài liệu có liên quan tới kế hoạch vào những nhiệm vụ cụ thể khiến việc thực thi nhiệm vụ trở nên đơn giản hơn.

LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MÁY TÍNH

Tôi lập kế hoạch trên máy tính. Tôi sử dụng ứng dụng phần mềm thông tin cá nhân để việc lập Kế hoạch dự án được đơn giản.

Tôi có thể thêm một nhiệm vụ vào bản Kế hoạch dự án, cùng với ngày cần hoàn thành và tên của người chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ. Bằng cách này tôi chỉ cần phải viết thông tin một lần, nhưng vẫn có thể tìm kiếm nó bằng nhiều cách – tìm kiếm theo ngày, theo tên Kế hoạch dự án, theo tên người chịu trách nhiệm, hoặc bất cứ cách nào thuận tiện nhất cho tôi vào thời điểm đó.

Tôi có thể lập Kế hoạch tuần của mình một cách nhanh chóng bằng cách kéo lên kéo xuống danh sách nhiệm vụ hoàn thành của mình và chuyển những nhiệm vụ tôi sẽ thực hiện trong tuần tới vào mục “Kế hoạch tuần”. Chính mục Kế hoạch tuần này là mục tôi xem thường xuyên nhất. Chẳng hạn, khi tôi viết điều này, máy tính của tôi đang theo dõi 1.568 nhiệm vụ mà tôi phải làm. Tôi biết điều đó vì máy tính của tôi nói cho tôi biết tôi có bao nhiêu nhiệm vụ cần phải hoàn thành.

Xin được nhắc lại câu hỏi một lần nữa, tại sao tất cả những điều này lại rắc rối? Là vì tất cả chúng ta đều muốn thành công? Trong cuốn sách Think and Grow Rich(1), tác giả Napoleon Hill đã nghiên cứu Andrew Carnegie, Henry Ford và những người khác. Một trong những điểm chung của những người thành công này là họ đều là những người lập kế hoạch tỉ mẩn. Tất cả những người đó đều biết điều họ muốn hoàn thành, đều dành thời gian để xác định cách hoàn thành mục tiêu của họ và đều làm việc cho tới khi họ thực sự đạt được điều đó. Đó là hình mẫu mà tất cả chúng ta đều cần noi theo.

Sắp xếp lịch Microsoft Outlook/Lotus Notes

Chức năng sắp xếp lịch của Microsoft Outlook và Lotus Notes rất tiện dụng. Chức năng xếp lịch cho phép sắp xếp các nhiệm vụ thông lệ, những công việc lặp đi lặp lại, đem lại cái nhìn tổng quan tốt hơn về kế hoạch nhờ khả năng xem lại kế hoạch theo nhiều cách khác nhau. Những ứng dụng này có cả chức năng nhắc cuộc hẹn bằng tiếng nói.

Bạn cũng có thể gắn kết những nhiệm vụ cũng như những tài liệu đính kèm vào lịch. Hơn nữa, ở nhiều công ty, còn có thể nhìn thấy lịch của người khác thông qua cả hai ứng dụng, điều này rõ ràng không thể thực hiện đối với hệ thống lịch bằng giấy. Nó đặc biệt hữu dụng khi bạn tổ chức các cuộc họp.

LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

Với Kế hoạch ngày, Kế hoạch tuần và Kế hoạch dự án chúng ta đã xác định được các bước chiến thuật cần thiết để hoàn thành công việc. Nhưng câu hỏi còn lại là bạn có hoàn thành việc đáng ra bạn phải hoàn thành không? Bạn có chọn đúng dự án để thực hiện hay không? Bạn có cái nhìn dài hạn trong đầu không? Các dự án có dựa trên những đánh giá hợp lý về nơi bạn nên hướng tới không? Đó có phải là những nỗ lực sẽ đưa bạn tới nơi bạn muốn theo cách hiệu quả và năng suất nhất không? Bạn có nguồn lực để thực hiện những kế hoạch ấn tượng này không, hay có thể sử dụng những nguồn lực đó thông minh hơn không?

Chiến lược được gói gọn trong các mục tiêu, và cuối cùng điều gì là quan trọng đối với công ty hay với bạn. Nếu không có tầm nhìn dài hạn rõ ràng, thì bất kể việc gì bạn có thể hoàn thành được trong ngày hay trong tuần, trong năm hay trong suốt một đời cũng không thể đưa bạn tiến đủ xa hoặc đem lại giá trị đủ lớn cho bạn.

Bạn phát triển một chiến lược như thế nào? Đây đơn giản là một chủ đề của một cuốn sách. Trước tiên bạn cần phải đề ra được các mục tiêu bạn muốn đạt được. Những mục tiêu này phải được định hướng bởi tầm nhìn cũng như những nhu cầu của khách hàng. (Chúng ta sẽ bàn thêm về điều này trong phần sau của chương này, phần “Mục tiêu” và “Giá trị”). Bạn đang ở đâu so với những mục tiêu này? Làm thế nào để bạn đi từ nơi bạn đang đứng tới nơi bạn muốn đứng? Bạn cần phải làm việc với những nguồn lực nào (tài chính, nhân sự, thời gian, hiểu biết, kinh nghiệm, những người đã từng giải quyết những vấn đề bạn phải đối mặt khi hoàn thành mục tiêu của mình,…)? Cách tận dụng những nguồn lực hiện có tốt nhất để tới được nơi bạn muốn tới là gì? Hãy cho bản thân một định hướng. Hãy xem xét những biến số. Hãy nghĩ tới chiến lược của bạn càng sâu xa càng tốt.

Lập kế hoạch chiến lược, như tôi tổng kết, là một công cụ cho bất cứ cấp độ công việc nào. Bất cứ mục tiêu nào cũng nên có một chiến lược riêng để hoàn thành nó. Chiến lược tổng quan của một hoạt động nên được sử dụng để định hướng cho cá nhân trong quá trình phát triển chiến lược riêng của anh ta/cô ta. Với một chiến lược đúng đắn, việc xác định thứ tự ưu tiên để thực hiện là việc dễ dàng. Việc tạo lập các thành phần – lý do hồ sơ việc đang làm cần được tạo ra và lý do những hồ sơ việc đang làm này cần một dự án – cũng trở nên dễ dàng hơn nhiều. Câu hỏi đặt ra lúc này là lập chiến lược gì?

Nếu bạn không biết bạn đang đi đâu, thì không có con đường nào có thể đưa bạn tới được đó.

―Vô danh

MỤC TIÊU

Chiến lược được xây dựng dựa trên các mục tiêu. Nếu bạn vẫn chưa đặt ra các mục tiêu cuối cùng, sao bạn có thể biết được đâu là chiến lược thích hợp?

Có thể định nghĩa mục tiêu là mục đích hoặc chủ đích lớn – là nơi hướng tới của mọi hành động, mọi nỗ lực.

Khi thiết lập mục tiêu quan trọng, chúng ta sẽ tập trung sự chú ý vào đó. Sự quan tâm, tập trung có trọng điểm sẽ giúp tăng năng suất – nghĩa là nhiều việc quan trọng hơn sẽ được hoàn thành.

Mục tiêu cần được xác định rõ ràng, tốt hơn hết là được viết ra. Viết buộc bạn phải làm rõ suy nghĩ của mình.

Xác định và đặt ra mục tiêu là một phần quan trọng của quá trình lập kế hoạch PEP. Là một nhân viên kinh doanh, có thể bạn sẽ có những mục tiêu liên quan tới tài chính như đạt được một khoản hoa hồng nhất định trong năm. Có thể bạn còn có những mục tiêu khác như: Trở thành giám đốc kinh doanh, lọt vào top 10 người kinh doanh giỏi nhất,… Mỗi một mục tiêu cần phải xác định cụ thể, có một chiến lược được thiết kế riêng, có một Kế hoạch dự án được viết ra cụ thể và phải được theo dõi chi tiết từng ngày, từng tuần.

Chắc chắn bạn sẽ nắm giữ nhiều vai trò khác nhau trong công việc của mình. Giám đốc Marketing, trưởng ban tín dụng, thành viên hội đồng XYZ, trưởng nhóm – tất cả những việc này đều được xem là vai trò bạn nắm giữ. Mỗi vai trò lại có những mục tiêu cụ thể riêng. Hãy xác định những vai trò khác nhau mà bạn nắm giữ trong công việc của mình và hãy xác định những mục tiêu bạn dành cho mỗi một vai trò đó (hãy xác định rõ những mục tiêu này với những người bạn làm việc cùng hoặc với những người bạn làm việc cho họ).

Điều nguy hiểm hơn đối với hầu hết chúng ta không phải là mục tiêu chúng ta đặt ra quá cao và chúng ta không đạt được, mà là nó quá thấp và chúng ta có thể đạt được.

―Michelangelo

MỤC TIÊU CÁ NHÂN

Chúng ta ai cũng quen một người lúc nào cũng nói về những điều viển vông, chẳng hạn như từ bỏ tất cả và chuyển tới Tahiti(2). Giả sử có một người đã huyên thuyên nhiều năm liền về việc chuyển tới Tahiti nhưng lại không hề có ý định đó. Việc đó quá tốn kém, người đó chẳng bao giờ có thời gian hay tiền bạc, hoặc công việc/ những trách nhiệm cá nhân của người đó ngốn hết mọi khoảnh khắc trong cuộc sống của anh ta/cô ta. Thật buồn là có quá nhiều người sống mà không nhận ra giấc mơ của mình.

Ít nhất là trong ví dụ này, người được kể cũng có một giấc mơ, nhưng người sở hữu giấc mơ đó lại không biết làm thế nào để đạt được nó. Có thể nó quá khó khăn. Có thể giấc mơ quá viển vông – nó không bao giờ có thể trở thành một mục tiêu được xác định cụ thể với những mốc thời gian thực tế.

Hạnh phúc cá nhân là một phần không nhỏ liên quan tới việc vạch ra và nỗ lực để đạt được những mục tiêu cá nhân.

Trong công việc của tôi, tôi nhận thấy mọi người thường đặt ra các mục tiêu nghề nghiệp, hoặc vì họ bị sếp bắt buộc, hoặc vì cuộc sống đã dạy cho họ một bài học là nếu nọ không có một ý tưởng khá rõ ràng về điều họ cần hoàn thành trong công việc của họ thì họ sẽ không thể hiện được mình xứng đáng với đồng lương nhận được. Nguyên tắc đó áp dụng với cuộc sống cá nhân của một người không hẳn đã đúng. Hiển nhiên đó là một điều đáng xấu hổ vì cuộc sống quan trọng hơn công việc nhiều.

Để đạt được sự rõ ràng trong các mục tiêu cá nhân của bạn, hãy sử dụng gợi ý của Stephen Covey trong cuốn Bảy thói quen của người thành đạt (The seven Habits of Highly Effective People) và xác định các vai trò riêng của bạn: Vai trò làm mẹ, làm chị, làm vợ, làm hội trưởng hội phụ huynh, vai trò nghệ sỹ, vai trò bạn thân nhất,… Chắc chắn là mỗi một vai trò này đều có những mục tiêu khác nhau. Có mục tiêu ngắn hạn, có mục tiêu cả đời. Khi bạn bắt đầu quá trình này, bạn sẽ thấy cuộc sống khá phức tạp. Chỉ riêng việc ghi lại những mục tiêu của bạn đã là một thành tích quan trọng rồi! Chúng ta thậm chí còn không bàn tới hàng trăm những chi tiết liên quan tới việc đạt được những mục tiêu đó.

Dù là riêng tư hay công việc thì mục tiêu cũng có chức năng như những ngọn đèn định hướng, chỉ đường. Chúng chiếu ánh sáng lên những đích đến quan trọng nhất và cung cấp cho chúng ta một lý do để phát triển những chiến lược. Tuy nhiên, chúng ta vẫn cần phải biết rằng mục tiêu của chúng ta cũng quan trọng và ý nghĩa. Mục tiêu của bạn là gì phụ thuộc vào giá trị bạn coi trọng.

GIÁ TRỊ

Thành công lâu dài của một doanh nghiệp không chỉ nằm ở lợi nhuận trước mắt. Chẳng hạn, bạn có thể cải thiện được lợi nhuận hiện tại bằng cách giảm đầu tư trong tương lai hoặc cắt giảm chi phí liên quan tới dịch vụ chăm sóc khách hàng, nhưng chẳng hành động nào trong số đó giúp công ty phát triển lâu dài.

Trách nhiệm của những người quản lý cấp cao là phải xác định được điều gì mới thực sự là điều quan trọng đối với doanh nghiệp. Đây không phải là một kiểu bài tập quan hệ công chúng (PR), mà là một bước chiến lược quan trọng. Đâu là lý do cho sự tồn tại của doanh nghiệp của bạn? Doanh nghiệp của bạn sống nhờ những nguyên tắc nào? Tầm nhìn tổ chức của bạn là gì? Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là gì?

Thông thường một công ty xác định mục đích và nguyên tắc của họ trong một bản tuyên bố sứ mệnh có độ dài một trang giấy, và khuyến khích nhân viên phát triển mục tiêu phù hợp với nó.

Là một người quản lý, bạn có thể gọi tất cả nhóm quản lý của bạn để miêu tả những vấn đề quan trọng nhất mà bộ phận, phòng ban, nhóm hoặc doanh nghiệp của bạn đang phải đối mặt, bạn muốn công ty ở đâu trong vài năm tới, và điều gì có thể cản trở bạn đến đó. Bạn có thể cho tất cả các nhân viên của mình tham gia vào quá trình đó. Kết quả cuối cùng phải là sự đồng thuận về những vấn đề quan trọng nhất để có thể đạt được những mục tiêu nghề nghiệp và doanh nghiệp.

GIÁ TRỊ Ở CẤP ĐỘ CÁ NHÂN

Một trong những câu hỏi quan trọng nhất bạn cần phải trả lời cho bản thân là: “Điều gì thực sự có ý nghĩa đối với tôi?” Nếu bạn không xác định được những nguyên tắc bạn coi trọng và định sống với chúng, sẽ rất khó để vạch ra được mục đích cuộc đời bạn. Nhưng nếu bạn xác định được những nguyên tắc đó là gì – những lý tưởng bạn coi trọng hơn bất cứ thứ gì khác – mục đích hoặc sứ mệnh trong cuộc sống của bạn sẽ trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Nếu bạn biết điều gì quan trọng với bạn, bạn có thể đặt ra những mục tiêu để nhận ra nó. Những mục tiêu này sẽ rất ý nghĩa vì đạt được chúng đồng nghĩa với việc bạn sẽ đạt được điều bạn thực sự coi trọng.

Việc thiết lập giá trị của bạn không phải là bài tập khéo léo. Bạn đọc cuốn sách này vì bạn đánh giá được giá trị của thời gian. Chắc chắn bạn muốn quản lý nó tốt hơn. Bạn muốn sử dụng nó tốt hơn. Thật đáng xấu hổ khi đi đến cuối cuộc đời bạn nhận ra rằng mình đã không hoàn thành được việc bạn định hoàn thành và không trở thành người mà bạn muốn trở thành.

Bác sỹ Wayne Dyer, trong hàng loạt sách tiếng Phép thuật thực sự (Real Magic) đã kể về kinh nghiệm làm việc trong bệnh viện của ông với những bệnh nhân bệnh nặng khó qua khỏi. Ông nhận ra là không có ai hối tiếc vì đã không dành thêm thời gian ở văn phòng làm việc. Họ thường hối tiếc vì đã không tập trung vào giải quyết các mối quan hệ hay vào thời gian dành cho những người họ yêu thương.

Đừng chờ tới khi quá muộn để nhận ra bạn đã dành toàn bộ thời gian trong đời mình cho những việc không phải là quan trọng nhất đối với bạn. Sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn phân tích những mục tiêu của bạn, niềm tin của bạn cũng như những nguyên tắc định hướng của bạn và đảm bảo công việc của bạn song song với chúng.

Hầu hết chúng ta đều muốn hạnh phúc trong cuộc sống. Nhưng điều gì đem lại hạnh phúc? Hạnh phúc chỉ là một “sản phẩm phụ” của việc sống và làm việc có ý nghĩa, có mục đích. Việc đặt ra các mục tiêu dựa trên các giá trị của một người đem lại ý nghĩa, mục đích đó cho cuộc sống. Ngay cả những hành động trần tục nhất cũng trở nên dễ chịu, thậm chí thích thú vì bạn biết nó đưa bạn tiến gần hơn tới việc hoàn thành mục tiêu của mình.

Nếu bạn phải làm những việc quan trọng nhất đối với mình trong cuộc sống, bạn cần phải quản lý thời gian của mình một cách thông minh:

· Xác định bạn coi trọng điều gì hơn tất cả những điều khác.

· Xác định những nguyên tắc bạn muốn sống cùng.

· Xác định sứ mệnh trong đời của bạn.

Mục đích sống là sống có mục đích.

―Robert Byrne

MƯỜNG TƯỢNG – ĐIỀU BẠN NHÌN THẤY LÀ ĐIỀU BẠN ĐẠT ĐƯỢC

Hẳn bạn rất quen thuộc với khái niệm hình dung ra những kết quả mong ước trước khi thực sự đạt được. Vận động viên đã áp dụng thủ thuật này nhiều năm. Mọi thứ đều chậm lại, và bạn có thể nhận thức được tất cả những gì đang diễn ra. Charles Garfi eld, một nhà tâm lý học nghiên cứu, đã dành nhiều năm nghiên cứu hàng trăm vận động viên đẳng cấp quốc tế. Trong cuốn sách của ông, Biểu hiện đỉnh cao: Thủ thuật huấn luyện tinh thần của những vận động viên vĩ đại nhất thế giới (Peak Performance: Mental Training Techniques of the World’s Greatest Athletes), ông đã nói:

Tất cả những vận động viên đỉnh cao mà tôi đã phỏng vấn đều nói rằng họ sử dụng một dạng thức nghe thử về mặt tinh thần cả trong huấn luyện và thi đấu.

Tầm nhìn tổ chức quan trọng như thế nào? Jim Clemmer, trong cuốn sách của ông Đốt cháy toàn bộ năng lượng (Firing on All Cylinders), đã viết:

Tầm nhìn tổ chức của bạn hoạt động như một thỏi nam châm. Nó hút người, sự việc và tình huống về phía nó. Một cách khác để nhìn nhận tầm nhìn là xem nó như một nhà tiên tri tự làm mình hài lòng. Điều gì người ta tin là sẽ xảy ra, người ta sẽ làm cho nó xảy ra, thường là theo cách vô thức.

Chúng ta vừa nói về hành động theo sau sự rõ ràng của bức tranh. Quá trình lập kế hoạch được miêu tả trong chương này giúp bạn đạt được sự rõ ràng đó của bức tranh. Có sự khác biệt giữa việc mơ về việc có một điều gì đó trong tương lai với việc hình dung ra việc có nó trong tương lai. Hình dung ám chỉ cái nhìn có nguyên tắc, có cấu trúc hơn đối với việc bạn đang nỗ lực hoàn thành. Bằng cách hình dung, bạn có thể xem xét mục tiêu của mình từ nhiều góc độ khác nhau. Bằng cách kiểm tra công việc của bạn từ tất cả những góc độ được miêu tả ở đây, bạn sẽ có được sự rõ ràng, và sẽ bắt tay vào thực hiện những việc quan trọng nhất và cũng là những việc sẽ đem lại kết quả tuyệt vời nhất.

Bằng cách mơ ước và hình dung (được thúc đẩy bằng một quá trình lập kế hoạch tốt), bạn có thể tạo ra nhiều lý do hơn để đạt được điều bạn đang tìm kiếm và thúc đẩy niềm khao khát của bạn đối với nó. Mong muốn và khao khát chính là nhân tố quyết định bạn có hoàn thành được điều bạn dự định hoàn thành không.

Người Nhật nổi tiếng với tốc độ họ có thể đem một sản phẩm mới tới thị trường. Nhưng họ cũng nổi tiếng với việc mất rất nhiều thời gian mới đưa ra được quyết định. Điều này vốn được gắn mác không đúng là quá trình xây dựng sự đồng thuận của người Nhật. Đúng là họ xây dựng sự đồng thuận. Nhưng họ cũng đảm bảo là mọi góc độ đều được xem xét kỹ lưỡng trước khi họ bắt đầu. Một khi đã bắt đầu, họ hành động với vận tốc chớp nhoáng.

Bạn cần phải tuân thủ toàn bộ quá trình này nếu bạn muốn hành động theo cách hiệu quả nhất. Quá trình lập kế hoạch giúp bạn kiểm tra công việc theo nhiều góc độ, quan điểm. Bạn xác định các mục đích hợp thành mục tiêu – công việc. Công việc được chia mục theo nhiều cách phụ trợ mà nếu bạn bỏ bê việc lập kế hoạch chi tiết này bạn sẽ không thể thực hiện được.

Bạn cần phải có tổ chức, sắp xếp để có thể triển khai quá trình lập kế hoạch cho tất cả những việc cần thiết này một cách hiệu quả. Bạn không nhất thiết phải dành thật nhiều thời gian cho nó. Bạn muốn dành phần lớn thời gian thực hiện các hành động. Nhưng thời gian, công sức dành cho nó (cho việc lập kế hoạch) đều xứng đáng. Khi bạn học lập kế hoạch hiệu quả nhất, bạn sẽ khám phá ra là bạn đang dành một phần thời gian hàng ngày của bạn để hình dung, và thậm chí tốt hơn, hiện thực hóa mục tiêu của bạn bằng quá trình này.

THỰC HÀNH CHƯƠNG 5

1. Cam kết lập kế hoạch hành động hàng ngày và hàng tuần. Có luyện tập, một bản phân tích công việc cho tuần tới của bạn có thể chỉ cần từ 2 đến 4 tiếng ngày thứ Sáu của bạn, thậm chí có thể ít hơn nếu bạn vi tính hóa quá trình đó. Hãy dành ra 10 phút, để lập kế hoạch hành động ngày vào mỗi buổi sáng trong tuần làm việc, và theo dõi tiến trình trong suốt cả ngày. Công việc lập Kế hoạch ngày của bạn sẽ đơn giản hơn nếu bạn vạch ra từ một bức tranh lớn hơn là Kế hoạch tuần, và lấy danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn từ loạt nhiệm vụ được phân công để đưa bạn tiến gần hơn tới mục tiêu lớn.

2. Hãy lọc qua tất cả những nguồn công việc của bạn như một phần kế hoạch hành động hàng tuần của bạn. Hãy xác định thứ tự ưu tiên cho những việc khác nhau đó, và hãy vạch Kế hoạch tuần của bạn. Hãy giảm số lượng nguồn bằng cách kết hợp các ghi chú “lạc loài” vào cùng một danh sách. Hãy sử dụng hệ thống ký hiệu hiện tại cùng với những vật trong hộp việc chờ xử lý của bạn và hồ sơ ghi nhớ để tạo ra danh sách hàng tuần của bạn.

3. Hãy nhớ dành một khoảng thời gian nhất định trong bản kế hoạch của bạn cho những công việc phát sinh, không nằm trong kế hoạch của bạn.

4. Cần xác định các mục tiêu quan trọng cần phải hoàn thành. Hãy chia nhỏ các mục tiêu này thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Mỗi tuần một lần, hãy tổng kết những hoạt động này, và hãy sử dụng chúng để tạo bản kế hoạch hành động tuần cho bản thân. Nên tính những dự án này vào nguồn công việc được định nghĩa ở bước 2.

5. Hãy xác định điều gì quan trọng với doanh nghiệp về lâu, về dài. Bạn muốn doanh nghiệp (hay phạm vi hoặc mức độ trách nhiệm) của bạn ở đâu trong những năm tới? Bạn có thể mời nhân viên của bạn tham gia vào quá trình xác định này. Từ quá trình này hãy xác định cụ thể (và hãy viết lại) bạn sẽ làm việc với những mục tiêu nào trong một khoảng thời gian xác định.

6. Tạo hồ sơ việc đang làm cho mỗi một mục tiêu.

7. Vạch ra chiến lược để hoàn thành mỗi mục tiêu đó.

8. Viết Kế hoạch dự án bao gồm những bước chiến thuật cần thiết để đạt được chiến lược đã đề ra.

9. Hãy thực hiện cuộc tìm kiếm tinh thần. Hãy xem những giá trị bạn nắm giữ là quan trọng nhất đối với bạn. Stephen Covey gợi ý bạn tưởng tượng rằng bạn tham dự đám tang của chính bạn. Bạn hi vọng người ta sẽ nói gì về bạn trong điếu văn? Trong cuộc đời bạn, điều gì bạn đã làm mà bạn cảm thấy tự hào nhất? Và vào cuối đời, bạn hi vọng làm được gì với cuộc đời của bạn?

10. Hãy nhớ, có mục đích trong đời đem lại ý nghĩa sống. Mục đích sống của bạn là gì? Nếu bạn không biết, hoặc nếu nó không rõ ràng, hãy tìm cách xác định nó. Một số người coi việc xác định điều đó là tuyên bố sứ mệnh của họ.

11. Hãy xác định những mục tiêu trước mắt đóng góp phần lớn cho mục tiêu hoặc sứ mệnh của bạn trong đời.

12. Hãy áp dụng quá trình lập kế hoạch PEP cho những mục tiêu này:

· Chiến lược

· Kế hoạch dự án

· Thời gian lập Kế hoạch tuần/tháng

· Kế hoạch tuần

· Chúc may mắn!