CHƯƠNG 3

Sắp xếp ngay bây giờ!

TÓM LƯỢC CHƯƠNG 3

Trong chương này, bạn sẽ học được cách:

· Hành động gọn gàng và tiết kiệm thời gian cho chính bạn.

· Thôi lãng phí thời gian tìm kiếm đồ đạc. Hình thành các hệ thống hồ sơ riêng biệt cho các giấy tờ việc đang làm, giấy tờ tham khảo và giấy tờ lưu trữ của bạn.

· Sắp xếp hồ sơ máy tính của bạn và thiết lập các thư mục hợp lý cho các tệp tài liệu cũng như thư điện tử.

· Chú ý tới chi tiết nhỏ nhặt về cách bạn chuẩn bị cho công việc giống như chú ý tới chính công việc đó.

Bạn phải biết tổ chức, sắp xếp để hình thành những nếp làm việc giúp bạn phát triển thói quen Làm liền tay. Bạn sẽ ngạc nhiên với lượng thời gian bạn tiết kiệm được chỉ nhờ việc tổ chức khu vực làm việc của bạn sao cho đạt hiệu quả tối đa.

CÂU CHUYỆN CỦA MỘT NGƯỜI LÍNH

Người lính là một điển hình cho sự tập trung chú ý vào chi tiết. Khi tân binh đến trại lính để huấn luyện cơ bản, họ được rèn luyện những kỹ năng vô cùng cơ bản. Ngoài chế độ ăn uống hà khắc, người lính còn được đào tạo theo cách bạo lực nhất về cách dọn giường, cách đánh giày, cách sắp xếp các vật dụng cá nhân, cách lau chùi và bảo dưỡng vũ khí cùng rất nhiều những điều cơ bản khác. Sĩ quan huấn luyện chắc chắn muốn họ ấn tượng với việc phải tuân thủ mệnh lệnh. Nhưng thực ra thì còn hơn thế. Huấn luyện cơ bản trong các lực lượng vũ trang chỉ là thế – cơ bản. Sự quan tâm, chú ý tới những điều cơ bản tạo nền tảng cho một quân nhân thành công.

Chẳng nghề nào nghiêm ngặt hơn nghề của những người lính, đặc biệt là trong chiến tranh, khi mà sự sống của họ ở thế ngàn cân treo sợi tóc. Phải cẩn trọng suy nghĩ nên giữ vũ khí ở đâu trên cơ thể. Người lính được đào tạo tỉ mỉ, kỹ càng để giữ vũ khí trong mọi điều kiện. Khi kẻ thù đến gần, cái giá người lính phải trả sẽ là quá lớn nếu súng của họ bị kẹt vì nó không được lau chùi sạch sẽ. Những người lính vô tổ chức, vô kỷ luật không biết vũ khí của mình ở đâu, cũng không quan tâm tới nó, sẽ sớm là những người lính tử trận. Đó chính là lý do tại sao sĩ quan huấn luyện lại vô cùng nghiêm khắc khi dạy những điều cơ bản đó cho tân binh.

Hầu hết mọi người chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của việc chuẩn bị và tổ chức công việc của mình thật tốt. Lộn xộn có thể là kẻ giết người.

Lộn xộn và bối rối là thất bại của thiết kế, chứ không phải là do thông tin. Không có cái gọi là thông tin quá tải.

―Edward Tufte

DỌN ĐỐNG LỘN XỘN

Lộn xộn là điều bạn phải đối mặt mỗi ngày khi bạn bước vào văn phòng. Là chiếc áo khoác của bạn vắt trên thành ghế dành cho khách chứ không phải trên cây treo áo khoác. Là hàng chục bản báo cáo xếp ở góc tủ hồ sơ của bạn, nằm bên dưới phần còn sót lại của bữa trưa ăn-tại-văn-phòng của bạn ngày hôm qua. Là chồng tạp chí bạn thậm chí còn chưa bắt đầu đọc. Là núi thư đến, thư đi rải rác trên bàn làm việc của bạn. Là những bức thư tay bạn vẫn chưa hoàn thành. Là chiếc đĩa CD bạn định đem về nhà nghe vào dịp cuối tuần giờ đang bị chôn vùi dưới đống dự thảo ngân sách hàng quý.

Lộn xộn là đống hỗn độn cực kỳ vô tổ chức mà bạn không cần đến trong môi trường làm việc. Ngày nào chúng ta cũng quát tháo con cái, bắt chúng phải dọn phòng sạch sẽ, sau đó lại bước chân vào một văn phòng bừa bãi mà chẳng bao giờ nhận thấy bất cứ điều bất ổn nào trong đó. Văn phòng và bàn làm việc bừa bãi, lộn xộn khiến chúng ta không thể làm việc hiệu quả.

LỘN XỘN ĐẾN TỪ ĐÂU?

Thủ phạm đầu tiên là giấy tờ. Chuyện gì sẽ xảy ra với ý tưởng về một văn phòng không có giấy tờ? Có một thời, người ta cho rằng công nghệ sẽ sản sinh ra một văn phòng không có đống giấy tờ lộn xộn vì mọi thứ đều ở dạng điện tử. Điều đó có thể sẽ xảy ra, nhưng hiện tại vẫn chưa xảy ra. Máy tính chỉ in thêm nhiều giấy tờ hơn mức chúng ta có thể bỏ đi, và máy photocopy lại sao chụp giấy tờ rất hiệu quả. Trên thực tế, lượng giấy tờ có lẽ còn nhiều hơn cả trước đây.

Thư điện tử thậm chí còn có thể kinh khủng hơn cả đống giấy tờ. Dù thư điện tử là một phát minh tuyệt vời, nó lại tạo ra một đống hỗn độn dữ liệu điện tử. Giờ bạn có thể gửi một thông báo cho 150 người chỉ với một lần nhấn phím. Một số người có thể nhận được 200 bức thư một ngày. Bạn có thể tưởng tượng được không? Hoặc có lẽ, bạn còn không cần phải tưởng tượng.

Rồi còn cả những đồ lặt vặt nữa. Một anh chàng vừa mới dọn tủ quần áo của anh ta. Vợ anh ta bắt anh ta phải dọn, vì cô ấy nghi ngờ chuột đã làm tổ trong đó. Văn phòng cũng giống như tủ quần áo – nơi chúng ta tích rất nhiều thứ. Hai vợ chồng người đàn ông vừa kể đã chuyển sang căn nhà mới ở bên kia đường cùng với toàn bộ đồ đạc trong nhà. Phần lớn những gì họ chuyển đi đều là những thứ họ đã giữ hàng tháng, thậm chí hàng năm trời, với ý nghĩ một ngày nào đó họ sẽ cần đến chúng. Và họ đóng gói tất cả những thứ đó vào chiếc tủ đựng đồ trong ngôi nhà mới của họ và lại vứt nó ở đó nhiều tháng liền.

Chúng ta cười những câu chuyện như vậy, nhưng chúng lại phản ánh đúng hành vi thông thường. Hầu hết mọi người đều nghĩ có thể họ sẽ cần đến tất cả những thứ mà họ giữ. Mọi người đều giữ cho mình những tờ tạp chí Địa lý quốc gia, nhưng chẳng ai buồn giở lại chúng một lần. Vậy thì giữ để làm gì? Sao lại phải giữ chúng ngăn nắp, gọn gàng? Thế cũng giống như một người lính thích mang xe tăng vào chiến trường, nhưng đó là điều không thể. Một lúc nào đó, bạn sẽ phải nhìn nhận một cách thực tế những thứ bạn đang mang theo bên mình, và phải chắc chắn bạn chỉ mang theo những thứ thực sự cần thiết. Nếu không, hãy bỏ chúng đi!

SAO MẤY ĐỐNG LỘN XỘN LẠI Ở ĐÓ?

Sự lộn xộn thể hiện cách con người tiếp cận công việc và cuộc sống. Nó cho biết đôi chút về những người đó – có thể cả suy nghĩ của họ cũng lộn xộn nữa. Nhiều người biện hộ cho sự lộn xộn bằng cách nói rằng nó nuôi dưỡng suy nghĩ và phụ trợ cho quá trình sáng tạo. Những người khác tin rằng những người làm công việc sáng tạo hoặc liên quan tới nghệ thuật sinh ra đã (lộn xộn, bừa bãi) như vậy rồi. Một người đồng nghiệp của tôi từng kể một câu chuyện rất thú vị. Cô ấy miêu tả lần đầu tiên tới thăm nhà của một nghệ sĩ nổi tiếng ở New York. Trước khi đến, cô ấy đã tưởng tượng trong đầu nhà của một nghệ sĩ thực sự trông như thế nào: kỳ quái, cực kỳ lộn xộn, tranh vẽ chất đầy các góc, phòng tranh toàn những thứ kích thích trí sáng tạo.

Nhưng khi bước chân vào nhà người nghệ sĩ đó và nhìn qua một lượt, cô thấy căn nhà rất gọn gàng và sạch sẽ. Cô ấy đã nghĩ có lẽ ông ta đã dọn dẹp lại vì biết sắp đón khách, nhưng tối hôm đó, khi vào phòng tranh, cô thấy phòng tranh cũng ngăn nắp đến hoàn hảo. Tất cả các cây chổi vẽ đều được sắp xếp theo thứ tự, các hộp màu đều được dán nhãn và được xếp hàng ngay ngắn. Cô gần như không thể tin điều mình đang nhìn thấy – nó ngược hoàn toàn với những gì cô nghĩ về cách làm việc của một người nghệ sĩ.

Khi cô hỏi người nghệ sĩ về sự ngăn nắp, gọn gàng của ông, ông nói đã học được điều đó ở trường đại học, khi ông theo học mỹ thuật. Ông đã được dạy cách giữ dụng cụ theo trật tự làm việc. Ông biết chổi vẽ sẽ bị hỏng nếu không được rửa sạch sau mỗi lần sử dụng. Ông dán nhãn ghi tên cho tất cả các loại màu vẽ vì nếu không ghi, ông biết mình sẽ quên các loại màu ông đã pha.

Nếu bạn muốn hoạt động hiệu quả, giống như người nghệ sĩ này, bạn cần phải tổ chức, sắp xếp mọi việc.

Hoạt động trong môi trường gọn gàng thì đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Trong cuốn sách Sự hỗn độn hoàn hảo (A perfect mess), hai tác giả Eric Abrahamson và David H. Freedman đã nói “những người, những thể chế và những hệ thống vô tổ chức vừa phải thường lại hiệu quả, sôi nổi, sáng tạo và nhìn chung là năng suất hơn so với những người, những thể chế và những hệ thống có tổ chức cực kỳ chặt chẽ.” Tôi cho rằng từ quan trọng nhất ở đây là “vừa phải”. Khi đề cập đến đống hỗn độn, mục tiêu là phải loại bỏ sự lộn xộn không cần thiết khiến bạn sao nhãng và ngăn bạn nhanh chóng hành động khi cần thiết. Mục tiêu không phải là “một” bàn làm việc “sạch bong”. Nếu những thứ linh tinh, vớ vẩn ở văn phòng truyền cảm hứng cho bạn, thì bằng mọi cách hãy giữ chúng lại. Nhưng công việc cứ chồng đống lên nhau để rồi biến mất hút, hay khiến bạn nhớ tới những việc bạn sẽ không làm, thì chắc chắn không thể là một nguồn cảm hứng. Lời khuyên của tôi là hãy tránh hai thái cực ở cả hai hướng.

XA MẶT?

Tôi biết có những người sợ rằng xa mặt có nghĩa là cách lòng. Họ sợ họ sẽ quên một nhiệm vụ hoặc một công việc nếu không có một món đồ cụ thể nào đó đặt trên bàn nhắc họ nhớ hay một vài tờ giấy nhớ “Phải làm” ngay trong tầm mắt. Giữ mọi thứ trong tầm nhìn là giải pháp của họ.

Tôi đồng tình. Xa mặt đúng là thường xuyên cũng đồng nghĩa với cách lòng. Khi mọi người nói với tôi họ có vấn đề về trí nhớ, tôi cung cấp cho họ một hệ thống để nhắc họ. Hơn nữa, họ không cần được nhắc về tất cả những thứ có trên bàn làm việc của mình, những thứ mà họ chẳng thể làm được gì. Được nhắc về điều bạn không thể làm chỉ củng cố cho thói quen xấu Để làm sau.

Dù hầu hết những người rải tờ giấy nhớ đủ loại ở khắp nơi trên bàn làm việc cũng như trong văn phòng thường tin rằng những tờ giấy ấy rất hữu ích, thực tế chúng lại chỉ là những thứ gây sao nhãng và tạo thêm căng thẳng.

Lời khuyên của tôi là hãy tìm nơi để cất mọi thứ. Chỉ để những thứ bạn đang xử lý ở trên bàn làm việc, và hãy sử dụng một hệ thống lịch hiệu quả để tự nhắc bản thân làm những việc mà bạn thực sự sẽ làm.

ĐỪNG COI THƯỜNG ĐIỀU HIỂN NHIÊN

Chúng ta thường xem nhẹ những điều hiển nhiên trong khi cố gắng cải tiến quy trình làm việc. Chúng ta cố giải quyết những vấn đề phức tạp hơn và bỏ qua những điều cơ bản. Những điều cơ bản mà một nhân viên văn phòng vẫn đối phó hàng ngày bao gồm bàn làm việc, dập ghim, bút, băng dính, kẹp giấy, đèn, các loại hồ sơ, túi đựng hồ sơ, ghế, máy tính, đĩa máy tính và rất nhiều những thứ khác nữa. Chẳng có gì bất thường khi bước chân vào văn phòng và thấy những thứ này bừa bãi, lộn xộn khắp nơi – kéo thì biến đâu mất, dập ghim thì bị kẹt, hộp băng dính thì trống rỗng, giấy tờ thì chỗ này một ít, chỗ kia một ít. Ấy vậy mà chúng ta vẫn kỳ vọng có thể làm việc hiệu quả được trong điều kiện này.

Nhiều người không bao giờ nhận ra là vì không sắp xếp ngăn nắp những vật dụng cơ bản ở nơi làm việc của họ, họ đã tự trói tay mình trong việc xử lý hiệu quả những vấn đề hàng ngày của họ.

Vớ vẩn ư? Nhỏ nhặt ư? Có thể, nhưng tờ Wall Street Journal đã có lần đăng tải thông tin trung bình một năm, nhân viên văn phòng sử dụng trung bình 6 tuần để tìm kiếm đồ đạc trong văn phòng của họ. Không tưởng phải không? Đúng thế, nhưng theo kinh nghiệm từ bản thân tôi thì đúng là như vậy đấy.

Có một lần tôi tới thăm một giám đốc điều hành của một ngân hàng danh tiếng, người chịu trách nhiệm về 2.500 nhân viên khu vực. Đó là một doanh nhân thông minh, tháo vát, từng đi lên nhờ khả năng lãnh đạo và cảm quan kinh doanh. Nhưng ông bị quá tải trầm trọng và muốn tôi giúp giải quyết vấn đề. Một hôm, tôi để ý thấy một chồng giấy trên bàn làm việc của ông và hỏi đó là cái gì. Ông nói cần phải dập lỗ cho nó, nhưng ông vẫn chưa làm được. Tôi quyết định dạy ông một bài học về Làm liền tay, vì thế tôi đã yêu cầu ông dập lỗ ngay lập tức. Ông nói “Được”, và bắt đầu bước ra khỏi phòng. Tôi đi theo ông qua những người trợ lý xuống hành lang, qua một cánh cửa, xuống cầu thang và vào phòng vật tư. Ông cầm chiếc máy dập lỗ và đi ngược trở lại văn phòng, sau đó dập lỗ cho đống giấy đó. Mỗi lần cần dập lỗ cho giấy tờ gì, ông lại thực hiện đúng quy trình đó. Tôi hỏi: “Tại sao ông lại không có một cái máy dập lỗ riêng?” Ông nhìn tôi và nói: “Ý tưởng hay đấy!” Đơn giản là ông chưa bao giờ nghĩ tới điều đó.

Sự hiển nhiên không phải cách tiếp cận duy nhất đối với những công cụ mà bạn sử dụng. Hãy lùi lại và nhìn quanh môi trường văn phòng của bạn. Bàn làm việc của bạn đã được sắp xếp hợp lý nhất chưa? Văn phòng của bạn có đủ ấm vào mùa đông và có đủ mát vào mùa hè không? Ghế ngồi của bạn có thoải mái không?

Tôi đã có lần thực hiện Chương trình Hiệu quả cá nhân PEP cho Công ty điện tử Philips. Trong lúc tham quan văn phòng của một người tham gia, tôi đã để ý thấy ông ta rất không thoải mái, ông ngồi đó và nhăn nhó. Tôi đã hỏi có chuyện gì thế, và ông nói: “Tôi bị đau lưng.”

Tôi kiểm tra chiếc ghế của ông ta và thấy nó đã bị hỏng. Vì thế, tôi hỏi: “Sao ông không mua một chiếc ghế mới?”

Khi tôi trở lại trong chuyến thăm quan lần sau, ông ta đã có một chiếc ghế mới. Ông ta nói: “Thật ngạc nhiên. Tôi đã mua một chiếc ghế mới, và bệnh đau lưng của tôi đã biến mất. Tôi đã làm việc tốt hơn rất nhiều chỉ vì tôi có chiếc ghế mới.”

Một người khác lại tăng năng suất làm việc của mình đến chóng mặt chỉ đơn giản bởi anh xếp bàn quay mặt ra cửa sổ thay vì quay mặt ra cửa ra vào. Vì cửa ra vào lúc nào cũng mở, những người đi qua đi lại thường làm anh mất tập trung. Nếu anh nhìn, mọi người liền cảm thấy họ có thể dừng lại, bước vào, hỏi han và trò chuyện. Kết quả là anh thường xuyên bị ngắt quãng. Khi chuyển bàn làm việc và xoay ghế úp vào bức tường đối diện, mọi người đã thôi gián đoạn công việc của anh.

HÃY BẮT ĐẦU VỚI NHỮNG ĐIỀU CƠ BẢN

Nếu bạn muốn tự tổ chức, sắp xếp để đạt hiệu quả tốt hơn, bạn cần xem xét một vài ý tưởng vô cùng đơn giản mà hầu hết mọi người không bao giờ làm chủ được. Các công cụ của bạn có tác dụng không? Sản phẩm của bạn có dễ sản xuất không? Đây là hai câu hỏi mà nhân viên văn phòng cần phải tự hỏi bản thân, dù họ hiếm khi làm vậy.

Trong một dây chuyền sản xuất, nếu một công nhân phải cúi xuống để nhặt một công cụ nặng mỗi lần anh ta lắp một chiếc lốp vào xe ô tô, thì cần phải thiết kế lại quy trình đó. Có thể người công nhân đó cần một dạng thiết bị nâng nào đó để giảm thời gian cũng như công sức cần để lắp được một chiếc lốp. Tương tự như vậy, nếu bạn phải lục tung vài chồng giấy hoặc vài cuốn danh bạ mỗi lần bạn cần thực hiện một cuộc gọi thì bạn cần phải thiết kế lại quy trình. Ý tưởng là phải làm sao để có thể dễ dàng Làm liền tay.

HỘP CÔNG CỤ VĂN PHÒNG CỦA BẠN

Chúng ta hãy cùng bàn chi tiết về những công cụ bạn sử dụng trong công việc của mình. Nếu bạn đọc chương này khi đang không ngồi ở bàn làm việc thì hãy tưởng tượng như bạn đang ở đó. Hãy nghĩ tới bố cục thực sự của không gian làm việc của bạn. Ở đó có những vật gì?

1. Ba cái khay. Đầu tiên là phải có những chiếc giỏ hoặc chiếc khay công văn đến, đang xử lý và công văn đi để đựng các giấy tờ hàng ngày (không phải là để lưu trữ!). Hệ thống khay của bạn nên giống như minh họa ở Hình 3.1.

2. Văn phòng phẩm tiêu chuẩn. Tiếp theo là những vật dụng bạn có thể sử dụng hàng ngày: dập ghim, bút, bút chì, kéo, băng dính, đĩa CD trắng, thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân PDA, giấy nhớ, kẹp giấy, giấy fax, cùng nhiều thứ khác nữa – tất cả những công cụ của nhân viên văn phòng.

Thỉnh thoảng tôi lại gặp những người có hai hoặc ba chiếc dập ghim coi-như-hỏng trên bàn làm việc. Tất nhiên, không phải là chúng hỏng thật, chỉ là chúng bị kẹt, thường là vì ghim bị kẹt và chẳng ai lấy chiếc ghim bị kẹt đó ra cả. Tệ hơn nữa, mỗi lần cần dùng dập ghim, người ta lại đi mượn của người khác! Dù cho chiếc dập ghim có vẻ không quan trọng đến mấy, nhưng vẫn là một công cụ cơ bản đối với nhân viên văn phòng, và việc sắp xếp ngăn nắp công cụ này cùng với những công cụ cơ bản khác sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất nhất.

Hãy đảm bảo là bạn có tất cả những công cụ cần thiết và tất cả các công cụ đó đều đang hoạt động tốt – để không phải đi mượn kéo hay dập ghim mỗi khi bạn cần nữa. Hãy dành thời gian để nhìn qua tất cả những công cụ bạn cần hoặc nên có. Sau bài tập nhỏ này, bạn sẽ có một chiếc dập ghim, vài chiếc bút, vài cây bút chì, một cái gọt bút chì, thước kẻ, lọ mực, mực in, kéo, giấy, băng dính, hộp đựng danh thiếp, kẹp giấy, dụng cụ tháo ghim, máy tính, đĩa CD trắng, hồ sơ, nhãn hồ sơ và bất cứ thứ gì bạn thường dùng trong ngày, và tất cả những thứ đó đều ở trong tình trạng sử dụng tốt. Nên để tất cả những vật này ở ngăn kéo giữa bàn làm việc của bạn, hoặc ở ngăn kéo bên cạnh phía dưới mặt bàn – không phải để chình ình trên mặt bàn.

Đồng thời, phải cảnh giác với lãng phí. Tôi thường phải nghe bộ phận kế toán của các công ty kêu ca về những chuyện lãng phí kinh khủng. Họ nói rằng: “Đến khi chúng tôi tổ chức gọn gàng lại, chúng tôi mới phát hiện ra những thứ chúng tôi đang lưu kho, thứ gì chúng tôi đang sử dụng và thứ gì bị lãng phí”. Khi tính toán, lượng lãng phí thường khiến người ta phải chóng mặt.

Hình 3.1. Hệ thống khay

Tôi đã từng dạy PEP cho một công ty môi giới tầm trung. Tôi bắt đầu xem xét bàn làm việc của từng người, từng người một. Tôi đã nói với mọi người rằng: “Hãy tập hợp bất cứ văn phòng phẩm thừa nào mà bạn có để trả lại kho trung tâm”. Tôi làm việc này vì mọi người thường than phiền rằng họ tới kho trung tâm nhưng không thể tìm thấy thứ họ cần, hoặc như ở các công ty nhỏ, ngân sách cho văn phòng phẩm đã bị tiêu hết cho quý đó hoặc năm đó, và chẳng còn tiền để mua thêm văn phòng phẩm gì khác. Khi thực hiện chương trình PEP với 120 người trong công ty, tôi đã thu thập tất cả những văn phòng phẩm dư thừa mà mọi người để trên bàn làm việc của họ. Kết quả là có đủ văn phòng phẩm để dùng cho cả năm mà không cần phải mua thêm bất cứ thứ gì! Tất cả những gì cần làm là, sắp xếp lại những gì chúng tôi đã thu thập được từ bàn làm việc của mọi người. Và đó là việc điển hình. Nếu bạn gặp phải thách thức này, hãy tìm trong, trên và quanh bàn làm việc của bạn. Tôi cá bạn sẽ tìm thấy hàng chục chiếc bút và những văn phòng phẩm khác mà bạn thậm chí còn không biết là mình có.

Nguyên tắc áp dụng cho văn phòng phẩm trên bàn làm việc cũng được áp dụng cho thông tin trong các tập hồ sơ của bạn: Bạn không sử dụng thứ bạn không nhận ra là mình có. Và nếu không sắp xếp, không duy trì, bảo dưỡng, bạn sẽ không nhận ra điều bạn sở hữu. Bạn đang lãng phí nguồn lực. Hãy nghĩ tới những người sống sót sau vụ đắm tàu, lênh đênh trên đại dương với một cái bè cao su. Điều đầu tiên họ cần phải làm là đếm, từng thứ, từng thứ một, để không thứ gì họ có lúc đó bị sử dụng lãng phí. Lãng phí trong tình huống như vậy có thể khiến họ phải trả giá bằng cả tính mạng của mình.

LÀM QUEN VỚI CÁC CÔNG CỤ NGAY KHI CHÚNG XUẤT HIỆN TRÊN THỊ TRƯỜNG

Hãy cập nhật các công cụ và các hệ thống quản lý thời gian tốt nhất. Hãy tạo thói quen lướt qua catalog hay cửa hàng bán văn phòng phẩm theo định kỳ để khám phá những công cụ và nguồn lực mới. Bạn có thể sẽ ngạc nhiên với điều bạn tìm thấy.

Tôi nhớ lại một người phụ nữ làm việc cho một công ty bảo hiểm. Cô ấy rất bừa bãi, lộn xộn, và không muốn làm theo gợi ý của tôi. Có vẻ như cô ấy có một công việc đặc thù, và giải pháp của tôi không hoàn toàn phù hợp với hoàn cảnh của cô ấy. Nhưng một hôm, một người đồng nghiệp mang đến một hệ thống quản lý thời gian sử dụng những chiếc thẻ 7x10cm và một chiếc bìa da có những ngăn nhỏ để đựng thẻ. Hệ thống yêu cầu người sử dụng viết mỗi một nhiệm vụ lên một tấm thẻ và đút thẻ ghi bất cứ nhiệm vụ chưa hoàn thành nào vào ngăn cho ngày tiếp theo. Người đồng nghiệp này thấy hệ thống đó chẳng được tích sự gì, nhưng thay vì vứt đi lại đem nó cho người phụ nữ kia – người rất thích nó và đã dùng nó để giải quyết được rất nhiều vấn đề.

Có thể sử dụng rất nhiều công cụ tuyệt vời để gia tăng cả hiệu quả và năng suất của bạn. Người này có thể thấy công cụ này chẳng hiệu quả, nhưng người khác lại thấy không thể sống được nếu thiếu nó. Hãy tận dụng những công cụ đang có và tìm kiếm những công cụ phù hợp với phong cách và cá tính của bạn.

SẮP XẾP HỒ SƠ – BẮT ĐẦU VỚI GIẤY TỜ

Dù nhiều người trong chúng ta đang dần phát triển từ một hệ thống dựa trên giấy tờ sang một hệ thống điện tử, nhưng hầu hết chúng ta vẫn phải đối phó với một lượng lớn giấy tờ. Dù bạn có nhiều hay có ít, chúng tôi cũng phát hiện ra rằng bằng cách xử lý giấy tờ trước tiên, phần còn lại của quá trình tổ chức, sắp xếp sẽ trở nên dễ dàng và nhanh hơn rất nhiều. Nếu bạn không có nhiều giấy tờ để xử lý, bạn có thể bỏ qua phần này và chuyển sang phần Sắp xếp hồ sơ điện tử.

Để xử lý tốt hơn công việc giấy tờ, hãy sắp xếp giấy tờ và hồ sơ của bạn theo tần suất sử dụng. Những thứ bạn thường xuyên sử dụng nhất cần để gần tầm tay nhất. Bàn làm việc của bạn chính là bề mặt của công việc, và giấy tờ duy nhất trên đó là những giấy tờ mà hiện tại bạn đang xử lý.

Hình 3.2. Những điểm kiểm soát giấy tờ

Bạn nên có một hệ thống gồm ba chiếc giỏ để xử lý giấy tờ. Hình 3.1 thể hiện hình ảnh hệ thống các khay đựng tài liệu cũng như cách thức sử dụng chúng tốt nhất. Giỏ (hoặc khay) đựng tài liệu đến, đang xử lý và đi là để dành cho những nhiệm vụ phải mất tối đa vài ngày để hoàn thành. Tiếp đó hãy hình thành ba loại hồ sơ: Hồ sơ việc đang làm, hồ sơ tham khảo và hồ sơ lưu trữ. Ba loại hồ sơ này là ba điểm kiểm soát giấy tờ quan trọng để quản lý luồng công việc.

1. Hồ sơ việc đang làm để dành cho những dự án hiện tại và những nhiệm vụ thường lệ. Thông thường 80% công việc của bạn liên quan tới 20% hồ sơ của bạn, do đó, hãy giữ những hồ sơ này trong tầm tay, thường là trong ngăn kéo bàn làm việc như những bìa treo. Hồ sơ việc đang làm là những thứ bạn phải quan tâm thường xuyên trong vài tuần hoặc vài tháng và là những dự án đang diễn ra mà bạn phải chịu trách nhiệm.

2. Hồ sơ tham khảo bao gồm một lượng lớn những hồ sơ trong văn phòng của bạn. Vì bạn thường xuyên phải sử dụng hồ sơ tham khảo nên chúng cần được để ở gần bạn, nhưng không cần thiết phải để trong tầm với.

3. Hồ sơ lưu trữ được giữ vì những lý do pháp lý và có thể hiếm khi cần đến. Những hồ sơ này thể hiện lượng công việc tích lũy trong các năm trước và có thể được cất giữ ở bên ngoài văn phòng.

Hồ sơ việc đang làm

Một lần, có một người đàn ông có 5 chồng giấy tờ cao ngất ngưởng trên bàn làm việc đã nói thẳng vào mặt tôi rằng ông ta biết chính xác mọi thứ ở đâu. Tôi đã hỏi: “Vậy nghĩa là ông cho rằng hệ thống không có tí giá trị nào sao?” Ông ta chỉ cái đống hỗn độn trên bàn làm việc của mình và trả lời: “Tôi có một hệ thống. Đây là hệ thống của tôi.”

Vừa lúc đó điện thoại đổ chuông. Người gọi yêu cầu ông ta tìm một mẩu thông báo được gửi tới vài ngày trước. “Được rồi, chờ một giây thôi,” ông ta trả lời người kia. Ông ta tiến tới một chồng giấy, bới tung nó lên; rồi tới một chồng giấy khác và cũng bới tung nó lên; sau đó ông ta bối rối nhìn tôi, mặt đỏ dừ lên, rồi ông ta bước tới một chồng giấy tờ khác. Ông ta xấu hổ nói với người gọi: “Tôi sẽ gọi lại cho ông sau.”

Tôi chỉ ngồi đó và nhìn ông ta. Sau đó ông ta nói: “E hèm, có lẽ cần phải có một hệ thống hồ sơ thật, nhưng thành thật mà nói, tờ giấy bị mất đó nằm ngay bên cạnh tờ giấy màu xanh ở trong tập hồ sơ kia kìa.”

Mọi người thường nghĩ họ biết vị trí các đồ vật, nhưng họ lãng phí thời gian quý báu của mình để tìm kiếm chỉ bởi vì họ thực sự không biết chúng ở đâu. Thật phi lý khi kỳ vọng họ nhớ được vị trí của mọi mẩu giấy.

Hình 3.3. Hồ sơ việc đang làm

Đó là mục đích sử dụng của hồ sơ việc đang làm. Như được thể hiện ở Hình 3.3, hồ sơ việc đang làm thường bao gồm một vài kiểu thông tin:

1. Thông tin thường dùng. Những hồ sơ này bao gồm danh bạ điện thoại, danh sách địa chỉ, mã máy tính, các chính sách của công ty cùng những thông tin khác mà bạn thường xuyên cần đến, và muốn chúng ở ngay sát bên mình khi cần.

2. Những việc “để thảo luận”. Tạo một hồ sơ cho những cuộc họp thường lệ và một hồ sơ cho mỗi nhân viên bạn làm việc cùng.

3. Những nhiệm vụ thường lệ. Những hồ sơ này chứa các thông tin bạn cần cho những nhiệm vụ mà bạn thực hiện hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng.

4. Những dự án hiện tại. Đây là những dự án bạn đang thực hiện vào thời điểm hiện tại. Hãy tạo ra một bìa treo cho mỗi dự án và thêm bất cứ thông tin cần thiết nào cho công việc hiện tại của bạn. Hãy dọn những hồ sơ này ngay, sau đó chuyển những việc ít cấp bách hơn sang hồ sơ tham khảo.

5. Hồ sơ theo dõi. Loại hồ sơ này thường được chia thành hai phần: Một phần được đánh số từ 1 đến 12 theo các tháng trong năm; một phần được đánh số từ 1 đến 31 theo các ngày trong tháng. Hồ sơ theo dõi được dùng cho những việc cần theo dõi hoặc thời gian chờ xử lý lâu hơn.

Hệ thống theo dõi

Bằng cách tạo ra một hệ thống hồ sơ theo dõi và kiểm tra nó hàng ngày, bạn đã có một hệ thống nhắc nhớ hiệu quả. Hồ sơ theo dõi có thể sử dụng để lưu trữ theo cách tránh nghẽn giỏ việc đang xử lý của bạn. Chẳng hạn, bạn cần phải soạn một hợp đồng và bạn biết sẽ phải mất vài giờ cho nó. Vậy là, bạn có tất cả các loại giấy tờ – có thể là bản nháp đầu tiên phải được viết lại vào hạn chót đã được đề ra chẳng hạn. Bạn vẫn chưa hoàn thành việc viết lại này vì kinh nghiệm cho bạn biết phải mất ít nhất hai tiếng mà bạn không thể có hai tiếng cho việc đó cho tới tận thứ Năm. Vậy thì hãy đánh dấu hai tiếng trên tờ lịch của ngày thứ Năm, và đặt bản báo cáo thô vào hồ sơ theo dõi cho ngày thứ Năm, số thứ tự 11 dưới số 11, nơi bạn biết bạn sẽ tìm thấy nó khi nào bạn sẵn sàng bắt đầu làm việc. Sau đó, vì thói quen của bạn là kiểm tra hồ sơ theo dõi vào mỗi buổi sáng, ở mục thứ 11 bạn nhìn thấy bản sơ thảo trong hồ sơ của mình và kiểm tra quyển lịch. Chắc chắn, bạn đã đánh dấu là dành ra hai tiếng từ 9 giờ đến 11 giờ để hoàn thành bản báo cáo đó. Và khi đã hoàn thành, hãy đặt nó vào giỏ công việc gửi đi để chuyển nó cho người có liên quan tiếp theo.

Tất cả những việc mà tôi nhắc đến trong hệ thống theo dõi bằng giấy đều có thể áp dụng cho hệ thống ghi nhớ điện tử. Những hệ thống ghi nhớ điện tử này thường tồn tại như một phần của hệ thống thư điện tử. Đối với những người không có trợ lý, những hệ thống điện tử thường hiệu quả và dễ dàng sử dụng hơn so với những hệ thống dựa trên giấy tờ.

Bạn có thể hiểu tại sao lại cần phải kiểm tra hồ sơ theo dõi hàng ngày. Đây chính là cốt lõi của triết lý Làm liền tay. Sau khi kiểm tra hồ sơ theo dõi cho một ngày, bạn biết chính xác cần phải làm gì để đảm bảo lịch trình và hoàn thành những nhiệm vụ giúp công việc của bạn được tiến triển.

Hình thành hồ sơ việc đang làm cá nhân

Phát triển một cấu trúc hồ sơ bao quát được mọi công việc của bạn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin bạn cần là vô cùng cần thiết. Khi có trong tay hồ sơ bao quát này, bạn có thể dễ dàng quyết định lưu một tài liệu – dù là tài liệu để làm việc, để tham khảo hay để lưu trữ – ở đâu và phải tìm nó ở đâu khi cần. Bạn cần tạo ra những hồ sơ cụ thể để có một hệ thống hiệu quả. Bạn có thể làm được việc này bằng cách vạch rõ ra những trọng trách chính của bạn cũng như những hoạt động và những thông tin cần thiết để hoàn thành những trọng trách đó. Hãy xem Hình 3.4 để có ý tưởng về những trọng trách mà một người quản lý nhà máy có thể liệt kê ra.

Đây là quá trình phân tích công việc đã được đơn giản hóa. Hãy liệt kê một loạt những phạm trù trách nhiệm lớn bạn cần có dưới dạng những từ khóa. Thông thường, có từ 6 đến 8 trách nhiệm chính tạo nên công việc của bạn. Sau đó hãy liệt kê những phạm trù con của mỗi trách nhiệm lớn đó. Sử dụng mẫu ở Hình 3.5 để xác định và ghi tên các hồ sơ thể hiện các phần quan trọng trong công việc của bạn.

Hình 3.4. Ví dụ về sơ đồ trách nhiệm để cơ cấu hồ sơ

Hình 3.5. Mẫu sơ đồ trách nhiệm

Khi hình thành hồ sơ việc đang làm của riêng bạn, hãy theo các chỉ dẫn sau:

1. Chọn ngăn kéo hồ sơ việc đang làm của bạn, thường là một trong những ngăn kéo lớn nhất trong bàn làm việc của bạn. Hãy nhớ, đây là những thông tin bạn muốn gần tầm với nhất. Hãy ghi tên ngăn kéo thích hợp và rõ ràng bằng kiểu chữ to, in đậm.

2. Loại bỏ tất cả những hồ sơ không liên quan tới việc đang làm. Hãy chuyển chúng tới hồ sơ tham khảo hoặc hồ sơ lưu trữ.

3. Đảm bảo bạn có túi đựng hồ sơ cho mỗi một dự án và hoạt động. Dán nhãn và ghi tên hồ sơ thích hợp, rõ ràng.

4. Hình thành hồ sơ theo dõi. Một phần đánh số từ 1 đến 12 theo các tháng trong năm, phần còn lại của hồ sơ đánh số từ 1 đến 31 theo các ngày trong tháng.

5. Loại bỏ các hồ sơ không còn hoạt động nữa. Chuyển chúng sang hồ sơ tham khảo hoặc hồ sơ lưu trữ.

Hồ sơ tham khảo cá nhân của bạn: Ghi chú những việc cần làm khi thấy chúng

Khi thực hiện quá trình phân loại, thanh lọc, tổ chức này, bạn chắc hẳn sẽ nhận thấy một vài nhiệm vụ bạn cần phải thực hiện. Bạn nên viết ngay những nhiệm vụ đó ra. David Allen, trong cuốn sách tuyệt vời của mình Hoàn thành mọi việc (Getting things done), gọi quá trình này là “tóm gọn” mọi việc cần hoàn thành: “Bất cứ việc gì mà bạn coi là chưa hoàn thành, dù theo bất cứ cách nào, đều phải được đưa vào một hệ thống đáng tin cậy bên ngoài bộ não của bạn, vào cái mà tôi gọi là “thùng thu thập”, và bạn biết bạn sẽ thường xuyên quay lại và xử lý nó.”

Bạn cần phải quyết định sẽ ghi chú những nhiệm vụ này ở chỗ nào – mà bạn sẽ sử dụng để quản lý những việc cần hoàn thành của mình. Dù không phải là một tín đồ của Microsoft Outlook, tôi vẫn phải thừa nhận là hầu hết các công ty đều sử dụng nó (hoặc Lotus Notes) để quản lý thư điện tử. Hợp nhất mọi bức thư điện tử, mọi liên lạc, mọi nhiệm vụ, lịch trình và ghi chú vào một nơi là cách tốt nhất để quản lý công việc của bạn. Với Microsoft Outlook hoặc Lotus Notes bạn có thể phân loại và tổ chức những việc cần làm của mình, kéo những việc cần làm vào phần lịch để lên kế hoạch, đồng thời đặt chế độ nhắc nhớ điện tử. Nhắc lại một lần nữa, tôi không hề cổ động cho bất kỳ ứng dụng phần mềm phổ thông nào. Nhưng tôi tin rằng nếu bạn đang sử dụng hệ thống dựa trên giấy tờ, bạn có thể tiến một bước dài về mặt hiệu suất cá nhân bằng cách chuyển đổi hệ thống đó sang hệ thống điện tử tương ứng.

Một điểm quan trọng hơn nữa: Việc cần làm mà bạn viết ra phải thể hiện được bước cụ thể tiếp theo. Không nên viết chung chung kiểu “Mua nhà”. Như thế là quá rộng. Khi nhìn thấy một việc cần làm kiểu như vậy, bạn lại phải xác định hành động cần thực hiện. Một mục hành động tốt hơn có thể là: “Gọi cho John (nhân viên cho vay thế chấp của bạn) và đặt cuộc hẹn bàn về vấn đề tài chính nhà ở, xác định gói thế chấp mình có thể vay được.” Hãy xác định hành động (bước tiếp theo) ngay lập tức, mỗi lần một hành động. Hãy ghi chú bước tiếp theo trong công cụ lập kế hoạch của bạn, để khi bạn sẵn sàng hành động, bạn sẽ biết chính xác phải làm gì.

Lúc này bạn đang tạo hồ sơ tham khảo của riêng bạn. Hồ sơ tham khảo của bạn bao gồm những thứ sau:

· Nghiên cứu cho những dự án tương lai

· Những dự án trước đó mà bạn có thể cần để tham khảo

· Thông tin về nguồn lực

· Thông tin nhân sự

· Dữ liệu hành chính

· Thông tin ngân quỹ

· Hồ sơ tài khoản khách hàng

Khi hình thành hồ sơ tham khảo, bạn nên xem xét hai việc sau:

1. Bạn cần phải giữ thông tin nào?

2. Bạn có thể sắp xếp hồ sơ tham khảo của bạn tốt nhất như thế nào để có thể dễ dàng tra cứu?

Hình 3.6. Cơ cấu hồ sơ tham khảo

Những ý tưởng dưới đây có thể giúp bạn cơ cấu được hồ sơ tham khảo của mình (xem Hình 3.6):

1. Liệt kê những thành tố quan trọng trong công việc của bạn (ví dụ: hợp đồng, việc giao dịch, phát triển sản phẩm, ngân quỹ, nhân sự). Những thành tố này sẽ trở thành các mục trong hồ sơ tham khảo của bạn.

2. Dán nhãn các thư mục rõ ràng và thích hợp dựa trên những mục mà bạn đã xác định ở trên.

3. Chọn lọc các hồ sơ hiện có và loại bỏ những giấy tờ không cần thiết.

4. Sử dụng bìa treo, sắp xếp các ngăn kéo sao cho mỗi ngăn có ít nhất một mục.

5. Sắp xếp các hồ sơ trong cùng một mục hoặc trong cùng một tiểu mục theo bảng chữ cái.

6. Dán nhãn cho các ngăn tủ hồ sơ và các thư mục hồ sơ bằng kiểu chữ to, rõ ràng để tiện tìm kiếm mà có thể sắp xếp lại hồ sơ nhanh và dễ dàng hơn.

Hồ sơ lưu trữ

Hồ sơ lưu trữ thường được hình thành vì mục đích sử dụng thông thường, vậy nên cách sắp xếp và phân loại chúng có thể khác so với cách bạn chọn sắp xếp hồ sơ cá nhân. Trên thực tế, có lẽ cần có hai hệ thống: Một hệ thống cá nhân ở văn phòng của bạn để lưu những tài liệu liên quan mật thiết tới công việc của bạn, và một hệ thống thứ hai lưu ở ngoài văn phòng để dùng chung.

Trong ngăn kéo hồ sơ ở một công ty nọ, tôi tìm thấy một mẩu thông báo từ năm 1906. Không ai xử lý đống hồ sơ đó từ năm 1906! Mẩu thông báo nói về việc dọn văn phòng. Thật đấy! Một trong những chuyên viên tư vấn PEP của chúng tôi thường mang theo một chiếc tuốc-nơ-vít và một chiếc búa nhỏ vì có những tủ hồ sơ thậm chí còn chưa được mở ra bao giờ.

Nhân viên thường ngại sử dụng hồ sơ lưu trữ vì họ có cảm giác không thể tin nó được. Trách nhiệm của cấp quản lý là phải cung cấp một hệ thống lưu trữ hiệu quả, còn trách nhiệm của nhân viên là phải hiểu hệ thống lưu trữ và sử dụng nó đúng cách.

Những câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn có một dấu hiệu nhận biết về tình trạng hệ thống hồ sơ lưu trữ của mình:

· Bạn có lưu trữ chung cho cả phòng, ban không? Thế còn lưu trữ của công ty thì sao?

· Chính sách giữ tài liệu của công ty bạn là gì?

· Ai là người chịu trách nhiệm duy trì và bảo quản tài liệu lưu trữ?

· Có hệ thống chú dẫn không?

· Các thủ tục lấy tài liệu từ hồ sơ lưu trữ như thế nào?

· Bạn có thể tin là các tài liệu có thể được khôi phục lại nếu cần không?

· Gần đây bạn có kiểm tra hệ thống này không?

· Có cần triển khai hồ sơ lưu trữ không? Nếu có, ai là người nên làm việc này?

Tôi phát hiện ra rằng bất kể hệ thống lưu trữ của một phòng, ban có hoàn thiện tới đâu thì vẫn luôn cần có một dạng hệ thống lưu trữ cá nhân nào đó trong phòng làm việc. Hồ sơ lưu trữ cá nhân có thể được sắp xếp trong một chiếc tủ ở xa bàn làm việc nhất vì đó là những hồ sơ ít tham khảo nhất.

MẸO – GIỮ CÁI GÌ, GIỮ Ở ĐÂU VÀ BỎ CÁI GÌ ĐI?

Với nhiều người, việc phải bỏ thứ gì đi thật là khó khăn. Bạn nên giữ lại bao nhiêu thông tin? Hãy cân nhắc những điều sau:

· Bạn có xu hướng giữ những thứ để “phòng trường hợp”?

· Bạn có giữ quá nhiều thứ trong hồ sơ tham khảo không?

· Khi quyết định có nên giữ thứ gì đó không, hãy nhớ tới lời khuyên của Stephanie Winston trong cuốn sách Sắp xếp (Getting organized) của bà: “Nếu lại cần nó, tôi có thể tìm nó ở đâu?”

· Có một bản tồn tại dưới dạng điện tử chưa?

· Còn ai khác trong tổ chức có thể cung cấp thông tin đó không? Nếu có, đừng sao lại số hồ sơ của anh ta/cô ta trừ khi bạn thường xuyên sử dụng thông tin đó.

· Liệu có hồ sơ việc đang làm, hồ sơ tham khảo và hồ sơ lưu trữ nào nên được giữ trong hệ thống hồ sơ tham khảo chung của cả phòng, ban không?

· Bạn có cần hợp tác với ai để xác định ai sẽ là người lưu những mẩu thông tin cụ thể đó không?

· Bạn có cần hợp tác với người cùng sử dụng hồ sơ tham khảo với bạn về cách sắp xếp, tổ chức những hồ sơ đó không?

MẸO ĐỂ CẢI THIỆN HỆ THỐNG HỒ SƠ GIẤY

Những gợi ý dưới đây (xem thêm Hình 3.7) sẽ giúp hệ thống lưu trữ hồ sơ của bạn hiệu quả hơn:

· Hãy sử dụng bìa treo. Bìa treo hỗ trợ tốt hơn cho các thư mục, và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xếp lại hồ sơ vào đúng chỗ. Bìa treo có đáy hộp có thể chứa được vài thư mục thuộc cùng chủ đề.

· Dán nhãn các hồ sơ bằng kiểu chữ to, rõ ràng. Điều này giúp việc tìm kiếm thông tin và sắp xếp lại hồ sơ được dễ dàng.

· Sắp thẳng hàng nhãn các mục và tiểu mục. Việc sắp xếp nhãn ghi tên theo các mục và tiểu mục giúp mắt có thể tìm hồ sơ nhanh và hiệu quả hơn. Có thể sử dụng các nhãn dán màu để hỗ trợ thêm cho việc tìm kiếm. (Chỉ làm khi bước này cần thiết và hữu dụng. Tôi đã được nghe kể về một người thư ký đã mất cả ngày để dán nhãn màu cho số hồ sơ của người quản lý của mình để rồi phát hiện ra ông ta mù màu.)

· Tạo bảng chú dẫn cho các hồ sơ tham khảo lớn. Bảng chú dẫn này có thể giúp mọi người tìm kiếm hồ sơ dễ dàng trong trường hợp vắng mặt người thư ký. Nó cũng giúp giảm thiểu việc sao lại hồ sơ và hỗ trợ cho việc chia sẻ hồ sơ.

Hình 3.7. Mẹo sắp xếp hồ sơ

SẮP XẾP VÀ DÁN NHÃN

Mục tiêu chính của việc sắp xếp bất cứ thứ gì là để có thể dễ dàng tìm lại nó. Cách dễ nhất để làm được việc này là tạo ra các mục lớn, tổng quát, đặc biệt hữu dụng mà nguyên tắc quan trọng nhất là phải tạo ra hệ thống hồ sơ không chỉ giúp bạn tìm thấy thứ muốn tìm, mà bất cứ ai cũng có thể tìm được. Có hai lý do: (1) thi thoảng cũng có người cần tìm thứ gì đó trong số hồ sơ của bạn, và (2) nếu người khác có thể dễ dàng sử dụng thì tất nhiên là bạn càng có thể dễ dàng sử dụng được. Bạn luôn có thể chia một mục lớn thành các mục nhỏ bên trong, tuy nhiên sẽ tốt hơn nếu bạn tạo ra một hệ thống với nhiều mục lớn. Hãy dán nhãn các ngăn kéo của bạn cũng như các hồ sơ bên trong những ngăn kéo đó, sử dụng kiểu chữ to, in đậm và dễ đọc.

***

Mẹo hay: Nếu bạn tạo ra một hệ thống mới, có thể sau đó bạn sẽ mất một thời gian gặp khó khăn trong việc nhớ xem bạn đã để một tài liệu ở đâu. Có thể bạn chưa quen với vị trí hoặc các mục hồ sơ mới mà bạn vừa tạo ra. Vì hầu hết các giấy tờ đều thể hiện việc gì đó mà bạn phải làm trong tương lai, bạn nên ghi chú vào nhiệm vụ để tự nhắc mình bạn đã đặt giấy tờ đó ở đâu để tham khảo về sau.

***

SẮP XẾP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Cách đây không lâu bạn chỉ phải lo lắng về giấy tờ (cứ như thể thế là chưa đủ ấy!). Ngày nay, chúng ta không chỉ phụ thuộc vào giấy tờ trên bàn làm việc mà còn cả rất nhiều tài liệu trong máy tính nữa. Tài liệu kỹ thuật số có thể bao gồm thư báo, thư điện tử, cổng thông tin điện tử, bảng tính,… Vì tạo ra và lưu giữ tài liệu kỹ thuật số là việc dễ dàng hơn nhiều, và phần lớn số tài liệu đó là vô hình, nên chúng có xu hướng “sinh sôi nảy nở” nhanh và nhiều hơn tài liệu giấy. Nhưng vấn đề không phải là lưu giữ và lưu trữ tài liệu, mà là tìm lại chúng.

May mắn là, những tiến bộ công nghệ đang giúp cho việc tìm kiếm tài liệu, hồ sơ trở nên dễ dàng hơn. Nhưng không phải lúc nào cũng như vậy. Trong số chúng ta, người nào đã từng sử dụng máy tính với hệ điều hành MS-DOS đều nhớ việc sắp xếp tài liệu trên ổ cứng khó khăn như thế nào. Rào cản và lớn nhất có lẽ là quy định đặt tên tối đa 8 chữ cái. Kết quả của việc hạn chế số chữ để đặt tên tài liệu, hồ sơ ở con số 8 của DOS là bạn sẽ tìm thấy những hồ sơ có tên là 4Q99btdt.wk3 (có nghĩa là: Bảng tính dòng tiền mặt quý 4) – thật khó để giải mã, và cũng thật khó để có thể nhớ được.

Công nghệ đã giúp cho việc tìm tài liệu trở nên dễ dàng hơn bằng cách cung cấp nhiều hơn một chỗ và nhiều hơn một cách để có thể sắp xếp (hoặc sao chép) cùng một tài liệu.

Khi sắp xếp tài liệu máy tính của bạn, nhớ những điểm sau trong đầu để tránh lãng phí thời gian khi tìm kiếm thứ bạn cần để hoàn thành công việc.

Máy tính giống như một chiếc tủ hồ sơ trống. Bạn có thể ném hồ sơ dữ liệu thành một chồng trong đó, hoặc bạn có thể nhóm các ứng dụng và hồ sơ của bạn lại, tạo thành những mục chung, chia chúng vào các ngăn kéo, và chia số hồ sơ trong ngăn kéo đó thành những mục nhỏ, bao nhiêu tùy thích, như bạn đã làm với số hồ sơ giấy.

Hãy thử áp dụng quá trình sắp xếp máy tính và các tập tin điện tử trong máy sau:

1. Tạo ra một hệ thống tập tin cho những tập tin tài liệu trong máy tính.

2. Tạo ra một hệ thống tập tin cho những thông điệp điện tử được lưu giữ.

3. Có hệ thống phản ánh cách sắp xếp phần thông tin còn lại (giấy tờ và điện tử).

4. Chuyển những tài liệu bạn muốn giữ vào những thư mục điện tử thích hợp.

5. Tạo màn hình máy tính sao cho có thể dễ dàng tiếp cận các tập tin và các ứng dụng.

Hãy bắt đầu từ Hệ điều hành của máy tính

Thông qua hệ điều hành máy tính (dù là bất cứ phiên bản nào của Windows, Mac hay một hệ điều hành nào khác) có thể tìm thấy các ứng dụng và các tập tin. Mỗi hệ điều hành đều có một bộ biểu tượng hoặc bộ lệnh giúp bạn quản lý các tập tin và sắp xếp chúng để có thể dễ dàng sử dụng. Bước đầu tiên trong quá trình sắp xếp các thông tin trong máy tính của bạn là phải tìm hiểu về hệ thống quản lý tập tin trong hệ điều hành. Hãy cho chạy phần hướng dẫn, tìm cách quản lý tập tin trong mục “trợ giúp” (Help) và nghiên cứu. Nếu bạn giống tôi – cũng chậm hiểu, học chậm và sở hữu những kỹ năng khiêm nhường chỉ với một ngôn ngữ duy nhất – thì bạn nên tìm một chuyên gia máy tính (người có kỹ năng chuyên môn và có kinh nghiệm làm việc với hệ điều hành của bạn) huấn luyện bạn trong quá trình sắp xếp. Trong những tổ chức lớn, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ từ bộ phận hệ thống thông tin của tổ chức, hoặc từ người hỗ trợ hành chính có kiến thức, có hiểu biết. Nguyên tắc là: Trước khi bạn bắt đầu làm cho những tập tin máy tính của bạn rối tung lên, hãy biết bạn đang làm gì hoặc hãy tìm người nào đó biết.

Sao chép ổ cứng của bạn

Dù bạn có thành thạo việc quản lý tập tin tới mức nào, bạn vẫn nên sao chép toàn bộ (lưu giữ một bản) ổ cứng của bạn trước khi bắt đầu xóa và sắp xếp các tập tin của mình. Trong những phiên bản sau này của Windows, rất đơn giản, chỉ cần vào mục Microsoft Tools ở biểu tượng Start và danh mục chương trình (programs menu), chọn Backup và làm theo hướng dẫn. Chắc chắn bạn sẽ có một phương pháp sao lưu các tập tin trong máy tính của mình. Hãy thường xuyên thực hiện việc này nếu không muốn tự đẩy mình vào những vấn đề lớn trong tương lai. Dù thế nào, hãy chắc chắn sao lưu dữ liệu trước khi bạn tiếp tục với những việc sau.

***

Mẹo hay: Nếu có thể, hãy xem xét việc sao lưu toàn bộ ổ cứng, bao gồm cả các ứng dụng, vào một ổ phụ. Lúc nào việc sao lưu dữ liệu cũng là việc tối cần thiết. Nhưng trong trường hợp ổ cứng bị hỏng và không khôi phục được, việc cài đặt lại các chương trình có thể là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn.

***

Đặt tên các tập tin điện tử

Thiết kế hệ thống dữ liệu trong máy tính của bạn phải thể hiện được hệ thống hồ sơ giấy của bạn.

Một người sử dụng máy tính thông thường có thể có những tài liệu sau cần sắp xếp:

· Tài liệu văn bản

· Tài liệu bảng tính (file excel)

· Thông điệp trong thư điện tử được lưu giữ

· Tài liệu tải về từ mạng và lưu giữ

· Cơ sở dữ liệu phần mềm nhóm

· Tập tin tài chính cá nhân

· Tập tin Kế hoạch dự án

· Ảnh

· Tập tin thuyết trình Powerpoint

Hãy sử dụng những tên đã dùng trong hệ thống hồ sơ giấy của bạn để tạo ra các mục tin điện tử. Cách đơn giản nhất là tạo ra một danh sách những cái tên đã sử dụng cho số hồ sơ giấy của bạn trong tủ/ngăn kéo hồ sơ việc đang làm, hồ sơ tham khảo và hồ sơ lưu trữ. Cách tạo tên tập tin trên máy tính và cách quản lý những tập tin này (chuyển chúng từ vị ví này tới vị trí khác) phụ thuộc vào hệ điều hành mà bạn sử dụng.

Sử dụng các lệnh điều hành hệ thống thích hợp, và thực hiện những việc sau:

1. Tạo thư mục My Documents (Tài liệu của tôi) nếu nó chưa có trong ổ C của bạn. Sau đó, tạo ra ba thư mục nhỏ trong thư mục My Documents. Hãy đặt tên cho chúng là 1Đang làm (Danglam), 2Tham khảo (Thamkhao), 3Lưu trữ (Luutru). Các thư mục nhỏ này giúp bạn lưu giữ các tập tin tương tự như hồ sơ giấy của bạn. Việc đặt thêm số “1” bên cạnh tên của thư mục con quan trọng nhất của bạn (Đang làm) sẽ giúp nó luôn đứng ở vị trí trên cùng của thư mục My Documents. Số “2” đặt thư mục con Tham khảo xuống dưới thư mục con Đang làm, và số “3” lại đặt thư mục con Lưu trữ xuống dưới thư mục con Tham khảo.

2. Sử dụng danh sách tên các hồ sơ giấy đã chuẩn bị sẵn để tạo ra một bộ thư mục con phù hợp trong các thư mục chỉ dẫn điện tử 1 Đanglam 2 Thamkhao và 3 Luutru. (Xem Hình 3.8.) Kết quả cuối cùng của việc tạo ra những danh mục và tiểu danh mục này có thể giống như nhìn thấy ở Hình 3.9.

3. Sau khi đã đặt tên cho danh mục tập tin điện tử, bạn có thể lọc qua những tập tin tài liệu điện tử trong mỗi một ứng dụng phần mềm của mình và chuyển những tài liệu đó vào những thư mục (hoặc danh mục) thích hợp. Khi lọc các tập tin trong máy tính bạn cần đạt được ba mục tiêu chính, đó là:

4. Loại bỏ những tập tin không cần thiết. (Nếu bạn không chắc có thể xóa một tài liệu nào đó, thì đừng xóa. Giữ nó sẽ tốt hơn là xóa nó để rồi sau lại phát hiện ra là bạn cần nó.)

5. Nếu cần, hãy đặt lại tên bất cứ tập tin nào mà bạn giữ.

6. Đặt các tập tin tài liệu vào đúng thư mục nhỏ thích hợp 1Danglam hay 2Thamkhao hay 3Luutru.

|Tầng 1|Tầng 2|Tầng 3|Tầng 4|

|-|

|

Cấu trúc danh mục/Thư mục chính

Những thư mục hoặc danh mục này được hình thành bằng cách sử dụng các con số như đặc điểm đầu tiên để đảm bảo vị trí trên cùng của cấu trúc cây ổ cứng.|

Vai trò/Trách nhiệm

Tầng thư mục hoặc danh mục này nên được đặt tên chung chung theo sơ đồ trách nhiệm và không nên chứa những tập tin cụ thể.|

Tên cụ thể của danh mục nhỏ

Tên chọn cho những danh mục nhỏ cần phải mang tính chung chung, cung cấp được nhiều thông tin hơn về những tập tin trong nhóm. Khi số lượng tập tin trong nhóm quá nhiều, hãy nghĩ tới việc tạo thêm những mục nhỏ trong những nhóm hiện có.|

Tập tin

Suy nghĩ cẩn trọng là điều cần thiết khi chọn tên cho tập tin. Chỉ sử dụng ký tự viết tắt có nghĩa với bạn và bạn có thể nhận ra ngay lập tức khi nhìn lại. Nhớ nhất quán trong các mẫu và các tên tập tin để bạn có thể biết nó là cái gì nếu bạn nhìn thấy nó từ thư mục/danh mục chính.|

|Tập tin việc đang làm (thư mục hay thư mục/danh mục) 1Danglam|

Khách hàng

Đối tác

Tài chính

Biểu mẫu

Con người(Nhân sự)

Dự án đang chờ(…)

|

Tên khách hàng/ đối tác thực sự

Báo cáo thu chi, ngân sách

Mẫu tên hoặc con số

Hồ sơ tên nhân sự thực

Việc chờ hoàn thành

Dự án hiện đang triển khai

||

|Tập tin tham khảo (thư mục hoặc danh mục) 2Thamkhao|

Bảng biểu/Biểu đồ

Bảng tính

Dự án đã hoàn thành

Báo cáo chi tiêu

Các báo cáo khác

Định giá(…)

|||

|Tập tin lưu trữ (thư mục hoặc danh mục)

3Luutru|Khoản hoàn thuế của năm trước “cần lưu”|||

Hình 3.8. Sắp xếp ổ cứng của bạn bằng Windows Explorer

Hình 3.9. Hình ảnh danh mục trong máy tính của bạn

ĐỂ MÁY TÍNH TÌM TÀI LIỆU CHO BẠN

Tôi đã cung cấp cho bạn một cách khá dài để sắp xếp tài liệu điện tử của bạn sao cho việc tìm kiếm lại được dễ dàng hơn. Tôi tin là dành thời gian cho quá trình đó là việc đáng làm. Quá trình đó đặt ra các quy tắc cho bạn trong việc đặt tên cho các hệ thống, loại bỏ những tập tin cũ và vô dụng, đồng thời giúp bạn xác định những nguồn thông tin mà có thể bạn đã quên.

Lúc này bạn đã có một nguồn thông tin và nếu bạn dành thời gian để tìm hiểu nó, bạn sẽ thấy việc tìm kiếm tài liệu chỉ là việc trong nháy mắt. Đó chính là chức năng “Search” (Tìm kiếm) trong máy tính của bạn. Những điểm cộng của nguồn phần mềm có thể giúp cho việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Hãy xem phần Sử dụng chức năng tìm kiếm ở cuối chương này để có thêm thông tin về công cụ tìm kiếm.

SẮP XẾP THƯ ĐIỆN TỬ

Không khó để tìm được những người có thể nhận được tới 200 bức thư điện tử một ngày. Hiển nhiên là điều này thật kinh khủng. Cách xử lý hiệu quả và năng suất đống thư này là chủ đề của chương sau. Cách sắp xếp những bức thư bạn giữ để có thể dễ dàng tìm lại chúng là chủ đề của phần này.

Giống như những giấy tờ trong giỏ, hòm thư điện tử của bạn cũng có thể nhanh chóng bị đầy. Việc lưu trữ quá nhiều thư trong hòm thư đến có thể dẫn đến tình trạng không kiểm soát được và ì ạch. Một trong những nút quan trọng nhất trên bàn phím là nút xóa. Rõ ràng là bạn càng xóa nhiều, bạn càng ít phải sắp xếp các tập tin. Tuy nhiên, cũng có những bức thư điện tử bạn sẽ cần phải giữ lại. Hãy lưu chúng trong danh mục máy tính hoặc trong một thư mục điện tử thích hợp.

Nhiều ứng dụng thư điện tử cho phép bạn tạo ra các thư mục điện tử để chứa những thông điệp bạn cần giữ nhưng không muốn để cùng ở một vị trí với những bức thư đến. Bạn muốn giữ hay muốn xóa thông điệp nào là tùy thuộc vào chính sách của công ty về việc lưu giữ thư điện tử. Việc gần đây các công ty lớn bị chìm trong cơn ác mộng về pháp lý vì họ đã giữ (hoặc đã không giữ) những bức thư điện tử đã đủ nói cho bạn biết chủ đề này rất quan trọng. 90% các tập đoàn lớn đều có các chính sách liên quan đến lưu giữ tài liệu và thư điện tử. Đáng tiếc là hầu như tất cả các nhân viên lại chưa bao giờ được đào tạo và không có chút ý niệm nào về những chính sách đó để có thể tuân theo. Trước khi quyết định xóa bất cứ cái gì, hãy chắc chắn bạn đang tuân thủ các chính sách của tập đoàn.

Một khi bạn đã xác định được cần phải giữ gì và không cần phải giữ gì thì vấn đề đặt ra là phải hình thành một cơ cấu tổ chức cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm thông điệp điện tử mà bạn đã lưu trữ.

Cách đơn giản nhất để bắt đầu quá trình này là sử dụng bản đồ trách nhiệm được thiết kế cho hệ thống dựa trên giấy tờ của bạn để tạo ra những thư mục có cùng tên trong ứng dụng thư điện tử của bạn.

Ngoài những thư mục chứa thư điện tử mà bạn muốn tạo ra, tôi khuyên bạn nên tạo thêm một thư mục “Chờ xử lý/Cần Theo dõi” để chứa những bức thư vẫn cần được theo dõi mà không làm ùn ứ mục thư đến. Điều quan trọng nhất cần phải nhớ về thư mục “Chờ xử lý/Cần theo dõi” này là phải thường xuyên kiểm tra nó để chắc chắn bạn thực sự theo dõi, xử lý những thông điệp bạn đã đặt vào đó.

Các bước để sắp xếp thư điện tử

1. Hãy bắt đầu bằng cách xác định đặc tính của từng tập tin thư điện tử. Sử dụng chức năng trợ giúp (help) để xác định cách hình thành hệ thống thư mục ngay trong ứng dụng thư điện tử cụ thể của bạn.

2. Sử dụng bản đồ trách nhiệm và các mục đã tạo ra trong hệ thống hồ sơ giấy của bạn, hình thành một hệ thống các mục tương tự trong ứng dụng thư điện tử.

3. Trong quá trình xử lý lần lượt từng bức thư điện tử của bạn, hãy xác định bạn nên:

· Xóa nó.

· Lưu nó vào ổ C, ổ đĩa cá nhân (nên có ổ đĩa này), hoặc chia sẻ nó trên server.

4. Nếu chuyển tập tin tới ổ chia sẻ, phải chắc chắn tên của tập tin dễ hiểu và bạn có thể dễ dàng tìm lại nó.

5. Xử lý lần lượt từng bức thư điện tử một, tiếp tục quá trình này cho tới khi hoàn thành.

6. Nếu bạn bắt đầu quá trình này với một đống thư điện tử tồn đọng chưa được sắp xếp, hãy hình thành ngay một bộ cơ cấu thư mục, chọn một ngày làm mốc cho những tài liệu có trước (chẳng hạn như có từ đầu năm), tạo một thư mục lưu trữ, chuyển tất cả những tài liệu này vào thư mục đó và quên luôn chúng. Nếu bạn cần tìm lại những thông điệp cũ hơn, bạn có thể làm như vậy bằng cách vào thư mục lưu trữ và phân loại lại chúng trong cấu trúc thư mục mới. (Xem Hình 3.10.)

TẠO VÀ SẮP XẾP SỔ ĐỊA CHỈ THƯ ĐIỆN TỬ

Ứng dụng thư điện tử của bạn nhớ được địa chỉ thư, và những địa chỉ này có thể đặt vào sổ địa chỉ thư điện tử. Hầu hết các ứng dụng thư điện tử đều sắp xếp địa chỉ thư theo thứ tự bảng chữ cái, nhưng cũng có thể tạo ra những mục (nhóm) lớn trong chính danh sách sổ địa chỉ và xếp đặt những địa chỉ đó vào những nhóm lớn này.

Hình 3.10. Sắp xếp thư mục thư điện tử

Chẳng hạn, tôi sắp xếp sổ địa chỉ của tôi thành các nhóm: đồng nghiệp, khách hàng và gia đình/bạn bè. Số lượng địa chỉ thư điện tử giúp tôi xác định tôi muốn cụ thể tới mức nào trong cả việc sắp xếp và phân nhóm địa chỉ. Tôi sẽ không chia thành nhiều nhóm nếu tôi chỉ có vài địa chỉ thư điện tử.

Việc sắp xếp địa chỉ thư điện tử theo nhóm khiến mọi thứ trở nên dễ dàng hơn khi tôi muốn tìm kiếm địa chỉ hay gửi các bức thư cụ thể tới các thành viên trong nhóm.

SẮP XẾP THẺ ĐÁNH DẤU – TRANG WEB BẠN MUỐN TRUY CẬP TRONG TƯƠNG LAI

Nếu thường xuyên sử dụng mạng Internet, bạn có thể sẽ muốn truy cập lại những trang web hữu ích trong tương lai. Một công cụ đơn giản mà gần như tất cả các trình duyệt web đều có là thẻ đánh dấu hoặc dấu sao yêu thích. Hãy đưa trang đó vào mục Trang được yêu thích. Bạn có thể phân loại và sắp xếp trang web để tham khảo trong tương lai, một quá trình đơn giản mà bạn nên thực hiện.

Nếu muốn đẩy việc này tiến xa hơn một bước, hãy đăng ký dịch vụ của Delicious (http://delecious.com) và “đánh dấu” trang web. Dấu tag là những nhãn bạn có thể dán vào các trang, ảnh, video, bài báo… trên mạng Internet. Để sử dụng dấu tag, bạn đánh dấu “tag” (tên) và lưu đường dẫn tới một khu vực cá nhân của Delicious. Delicious thêm đường dẫn với cùng tag ở nơi người khác có thể nhìn thấy nó. Ai cũng có thể tìm kiếm tag đó và nhìn thấy tất cả các bài viết. Người khác có thể muốn thêm một tên tag khác, và nếu thế, Delicious lại thêm các tag để tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy.

Đó là một cách khác để sắp xếp và tìm kiếm thông tin trực tuyến. Cách này cho phép bạn nhìn thấy nhiều hơn những trang web yêu thích mà mọi người đã tập hợp trong cùng một chủ đề.

SẮP XẾP MÀN HÌNH MÁY TÍNH ĐỂ DỄ DÀNG TRUY CẬP TẬP TIN VÀ ỨNG DỤNG

Màn hình máy tính là nơi đầu tiên bạn nhìn thấy khi bật máy tính. Nó tương đương với mặt bàn làm việc trong văn phòng của bạn. Màn hình máy tính cũng có thể sắp xếp giống như cách bạn sắp xếp và tận dụng bàn làm việc của mình. Tài liệu, các tập tin điện tử và các dự án đang triển khai mà bạn thường xuyên sử dụng có thể đặt và sắp xếp trên màn hình máy tính.

Chẳng hạn, hầu hết các chương trình Windows đều cho phép bạn tạo ra các mục hoặc các nhóm ứng dụng phần mềm để có thể dễ dàng truy cập những ứng dụng này từ màn hình máy tính của bạn. Một nhóm “Các chương trình tài chính” có thể bao gồm chương trình Quicken cho tài chính cá nhân, Lotus 1-2-3 cho công việc bảng tính và Quickbooks cho các tài khoản kinh doanh.

Những tài liệu thường xuyên truy cập có thể nhóm thành một nhóm và đặt tên chung rồi đặt một biểu tượng trên màn hình. Bạn chỉ cần kích vào biểu tượng, chương trình phần mềm sẽ được khởi động và các tài liệu sẽ hiện ra.

Hãy bỏ công sức nghiên cứu cách sắp xếp các tập tin và các ứng dụng trên màn hình máy tính của bạn để có thể truy cập một cách dễ dàng và nhanh chóng.

SỬ DỤNG CHỨC NĂNG TÌM KIẾM

Bạn có thể tránh toàn bộ quá trình tái sắp xếp này và sử dụng chức năng tìm kiếm nâng cao có trong những phiên bản mới nhất của các hệ điều hành cũng như những ứng dụng khác. Google và Yahoo có các ứng dụng tìm kiếm màn hình mô phỏng những cỗ máy tìm kiếm thông dụng. Nếu bạn không có thời gian hoặc không có ý định lọc qua các tập tin điện tử của mình, đây có thể được xem là một lựa chọn tốt. Tự “làm quen lại” với những tài liệu trong máy tính của bạn là một cách luyện tập lành mạnh. Chẳng có gì bất thường khi khám phá ra rằng bạn có rất nhiều nguồn tài liệu mà bạn đã quên. Nếu biết thứ gì ở đâu và có thể tìm thấy nó bằng cách đi theo một con đường hợp lý, bạn sẽ không cần phải tìm kiếm thông qua một danh sách dài những tài liệu tương tự. Và, dù những ứng dụng Tìm kiếm mới nhất đều nhanh và chính xác, vẫn có những hạn chế nếu phụ thuộc hoàn toàn vào chúng.

Một điểm cuối cùng. Dù bạn có thực hiện quá trình sắp xếp tài liệu điện tử của bạn hay không, hãy chọn lộ trình “tìm kiếm”, hoặc sử dụng một cách kết hợp cả hai; hãy cảnh giác với những cạm bẫy và hãy nhớ càng chia nhỏ hệ thống của bạn ra bạn càng dễ hàng động. Đó chính là kết quả mà bạn thực sự muốn.

SẮP XẾP NHỮNG TIỆN NGHI KHÁC

Những thứ khác cũng cần phải sắp xếp bao gồm sách, kệ, cặp tài liệu, sổ địa chỉ, danh thiếp và đĩa mềm. Hãy xem Hình 3.11 để được chỉ dẫn.

Hình 3.11. Áp dụng các nguyên tắc sắp xếp cho những tiện nghi khác

Nguyên tắc chính để sắp xếp những tiện nghi khác là:

· Nhóm những thứ tương tự lại với nhau.

· Đặt chúng vào không gian hoặc hộp đựng riêng.

· Dán nhãn rõ ràng cho chúng.

Những vật dụng như kẹp ghim, bút, giấy nhớ, đinh bấm và tem thư có thể xếp vào các ngăn kéo bàn làm việc và sử dụng các khay nhựa được thiết kế đặc biệt để giữ cũng như để ngăn cách những vật đó với nhau.

Ngay cả xe ô tô cũng cần phải sắp xếp nếu bạn dành nhiều thời gian đi lại giao dịch với khách hàng!

TỔNG KẾT

Tổ chức, sắp xếp không phải việc dễ dàng. Suy cho cùng, đó có thể là công việc tẻ nhạt, nhàm chán. Và giống như hầu hết những nhiệm vụ nhàm chán khác, bạn có thể sẽ muốn trì hoãn nó để làm vào một dịp khác.

Khi chuyển giao dịch vụ huấn luyện PEP, chúng tôi thường thấy mình hoạt động như những chất xúc tác – khuyến khích người tham gia làm quen với nó. Nhưng chúng tôi thường không ở đó khi các bạn sẵn sàng bắt đầu; thời điểm bắt đầu hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Hãy cố khắc cốt ghi tâm rằng kết quả bạn sẽ nhận được là thời gian bạn hoàn thành công việc sẽ nhanh hơn nhiều.

Bạn càng nghiêm túc thực hiện chương trình bao nhiêu, bạn càng được hưởng lợi từ nó bấy nhiêu. Tôi thường hỏi những người tham gia khóa học của mình là họ chú ý tới chi tiết họ đưa vào một bài thuyết trình, ví dụ như vậy, tới mức nào. “Ồ, nhiều lắm!”, họ trả lời. Tôi khuyên họ nên chú ý tới cách tự tổ chức, sắp xếp như họ vẫn chú ý tới một bài thuyết trình đặc biệt nào đó. Hãy làm giống như vậy! Bạn sẽ không phải thất vọng đâu.

THỰC HÀNH CHƯƠNG 3

1. Dọn dẹp đống tồn đọng và sắp xếp khu vực làm việc của bạn. Chắc chắn bạn sẽ mất ít nhất một ngày để làm việc này. Nếu có thể, hãy lên lịch để làm việc này để không bị gián đoạn.

2. Chuẩn bị ít nhất ba chiếc khay và đánh dấu chúng là: “Đầu vào”, “Chờ xử lý” và “Đầu ra”. Giỏ “đầu vào” của bạn sẽ nhận tất cả các loại tài liệu mới. Giỏ “Chờ xử lý” của bạn dành cho những việc bạn không thể giải quyết ngay lập tức, hay cho những việc nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Giỏ “đầu ra” của bạn là để dành cho những giấy tờ bạn đã hoàn thành.

3. Bắt đầu bằng cách dọn dẹp ngăn kéo sẽ trở thành “ngăn hoạt động” hoặc ngăn “hồ sơ việc đang làm” để bạn có thể đựng những hồ sơ đã được sắp xếp ở đây. (Những ngày tiếp theo, bạn có thể ghi chú trong quyển lịch làm việc của bạn để tiếp tục quá trình với ngăn hồ sơ tham khảo.) Hãy tiếp tục quá trình dọn dẹp mọi thứ trong các ngăn kéo của bạn, các tủ đựng hồ sơ, các khay đựng giấy, các cặp tài liệu,… dọn dẹp, thu gom mọi giấy tờ và đặt chúng lên bàn làm việc. Hãy tập hợp tất cả giấy tờ và xếp chúng thành chồng không phân biệt lên mặt bàn làm việc của bạn.

4. Nhấc một tờ giấy trên cùng lên và xử lý nó ngay lập tức theo một trong các cách sau:

· Xử lý nó cho tới khi hoàn thành.

· Hoàn thành nó ở mức bạn có thể và sau đó đặt nó vào giỏ việc chờ xử lý nếu đó là việc ngắn hạn hoặc đặt hồ sơ ghi nhớ dưới một ngày thích hợp trong lúc chờ đợi phản hồi.

· Chuyển giao nó.

· Tạo thành một chồng những giấy tờ cần thiết cho công việc hoặc dự án đang diễn ra để lưu vào hồ sơ việc đang làm.

· Tạo một chồng khác cho những giấy tờ cần lưu trong hồ sơ tham khảo nếu đó là những thông tin bạn cần nhưng lại không đòi hỏi bạn phải xử lý ngay lúc đó.

· Tạo một chồng cho những giấy tờ cần xếp vào hồ sơ lưu trữ.

· Ném nó đi! Hãy làm như vậy nếu đó là thứ vớ vẩn, không có tác dụng gì, đã xử lý hoặc tồn tại ở đâu đó.

5. Sử dụng bản đồ trách nhiệm (xem Hình 3.4), bắt đầu xác định tài liệu đã lưu giữ đặt ở đâu.

6. Sau khi làm tất cả những việc này, hãy hình thành hồ sơ việc đang làm. Tạo bìa treo và nhãn dán cho mỗi một dự án và mỗi một mục lớn. Hãy tạo hồ sơ và nhãn dán cho hồ sơ tham khảo và hồ sơ lưu trữ.

7. Tạo hồ sơ theo dõi cá nhân cho mỗi một nhân viên dưới quyền, đồng nghiệp hoặc ông chủ của bạn – những người bạn thường xuyên liên lạc. Mỗi một hồ sơ lại dán nhãn bằng tên người đó và đặt vào hồ sơ đó ghi chú về những việc bạn cần kiểm tra liên quan tới những dự án đang tiếp diễn, lâu dài.

8. Nếu bạn vẫn phải sử dụng nhiều giấy tờ trong công việc của mình, hãy cân nhắc tới việc tạo ra hồ sơ ghi nhớ để sắp xếp tổ chức những giấy tờ bạn cần kiểm tra vào một thời điểm hoặc một ngày cụ thể nào đó. Nếu bạn chủ yếu làm việc trong môi trường điện tử, hãy suy nghĩ tới việc hình thành những vật nhắc nhở trong hệ thống bạn sử dụng để theo dõi các nhiệm vụ, hoặc sử dụng lịch để cài đặt ghi nhớ. Hãy sử dụng hệ thống để hỗ trợ bạn trong việc ghi nhớ, không phải phụ thuộc vào mỗi trí nhớ của bạn.

9. Hãy tổ chức, sắp xếp hòm thư đến của bạn để tất cả những bức thư bạn giữ lại đều được sắp xếp vào thư mục thích hợp trong cây thư mục của hòm thư đến. Việc dọn dẹp thư điện tử hiệu quả nhất khi bạn làm việc từ dưới lên trên, bắt đầu với những bức thư điện tử cũ nhất trước. Đầu tiên, hãy tìm hiểu những tính năng trong ứng dụng thư điện tử của bạn. Hãy sử dụng bản đồ trách nhiệm của bạn để xác định những loại thư mục. Lọc một lượt tất cả những bức thư của bạn trong hòm thư điện tử và hoặc trả lời, hoặc chuyển giao hoặc task (nếu đó là việc phải làm trong tương lai) hoặc xóa bỏ nó – lần lượt từng bức thư một, hoặc xếp nó vào một thư mục, hoặc xóa nó.

10. Nếu tài liệu của bạn ở ổ C, hãy tạo ba thư mục 1Danglam 2Thamkhao 3Luutru cho những tài liệu điện tử được lưu giữ của bạn.

11. Sử dụng bản đồ trách nhiệm để tạo ra một loạt những thư mục nhỏ tương tự như hệ thống hồ sơ giấy và thể hiện được những mục chính bạn sẽ hình thành trong hệ thống hồ sơ điện tử của bạn.

12. Bắt đầu quá trình xem xét tất cả những tập tin điện tử đã được lưu trữ của bạn. Hãy quyết định:

· Đây có phải là tài liệu bạn đang sử dụng hoặc sẽ sử dụng trong tương lai không?

· Có thể tiếp cận nó ở nơi nào đó khác không?

· Nếu bạn định giữ nó, có thể để nó ở đâu?

· Có nên đổi tên tập tin không?

· Có nên xóa tập tin không?

· Hành động theo quyết định của bạn.

13. Nếu bạn không có thời gian hoặc không có ý định xử lý những tập tin điện tử của bạn như các bước từ 9 đến 12 thì lời khuyên của tôi dành cho bạn là hãy tìm hiểu về chức năng tìm kiếm của Microsoft Outlook hoặc Lotus Notes, xem xét những ứng dụng có chức năng tìm kiếm được cải tiến như Google Destop, Yahoo X1 Professional Client, hoặc một ứng dụng bên thứ ba khác, sau đó kiểm tra và thành thạo với chúng đủ để bạn có thể nhanh chóng tìm những tài liệu điện tử của mình.

14. Nếu bạn không có thời gian để dành ra một hoặc hai ngày cho quá trình này, hãy làm theo lời khuyên của Julie Morgenstern trong cuốn Không bao giờ kiểm tra thư điện tử vào buổi sáng (Never check E-mail in the Morning), và nhắm tới những khu vực cần sửa chữa. Hãy chia nhỏ dự án sắp xếp theo điều hiển nhiên cần và mỗi lần dọn dẹp một khu vực. Khi hoàn thành một khu vực, bạn có thể quay trở lại công việc bình thường của mình, chọn thêm một khu vực vào một thời điểm thuận tiện cho bạn.

15. Lập một danh sách những văn phòng phẩm bị mất và những công cụ cần thiết cho bạn hoàn thành công việc: Bút, băng dính, ghim, kéo, phong bì, tem, kẹp hồ sơ, nhãn dán, đĩa định dạng và bất cứ thứ gì khác bạn có thể cần. Phải làm sao để đảm bảo bạn có tất cả những thứ đó trong tầm tay và tất cả đều phải sử dụng được.

Chỉ vậy thôi! Bắt tay vào Thực hiện ngay nào!