CẮT GIẢM CHI PHÍ HỢP LÝ

Bạn
đã nghiền ngẫm và suy tư với những con số quá nhiều. Bạn đã bỏ nhiều tuần lễ liền
để làm việc vất vả với những con số trong bảng dự toán và cuối cùng cũng đạt được
kết quả như ý muốn. Sau tất cả những công việc đó, không có gì đáng ngạc nhiên khi
bạn có được cảm giác nhẹ nhõm khi đệ trình bảng dự toán ngân sách.

Nhưng
ngay khi bạn nghĩ quá trình này đã hoàn thành, bạn lại nhận được một tin xấu. Ban
quản trị muốn bạn xem xét lại những số liệu và cắt giảm những chi phí trong ngân
quỹ của bạn xuống 10%.

Bạn
đã cố gắng “vắt ép” đến những đồng xu cuối cùng trong bảng dự toán rồi, làm thế
nào mà có thể cắt giảm hơn được nữa?

Vào
lúc này, bạn có thể bị cám dỗ bởi ý nghĩ là đơn giản cắt giảm 10% cho tất cả các
chi phí, bất kể nó có khả thi để đạt được những mục tiêu kia hay không. Bạn suy
luận rằng cách này mới là công bằng, bởi vì nó đòi hỏi mọi người cắt giảm chi tiêu
một cách đều nhau. Và, bởi vì nó chẳng tốn công bao nhiêu để cắt giảm mọi thứ xuống
bớt 10%, bạn có thể thực hiện sự thay đổi này một cách dễ dàng và trở lại công việc
thường ngày của bạn.

Trong
tình hình này, việc cắt giảm đều khắp 10% chỉ có thể giải quyết được vấn đề một
cách ngắn hạn thôi, nhưng về lâu dài, nó sẽ làm bạn thêm
đau đầu. Vai trò của bạn với tư cách là một nhà quản lý không phải là tìm ra một
giải pháp dễ dãi và nhanh chóng để lập một bảng dự toán. Trách nhiệm của bạn là
tạo ra một bảng dự toán sát với thực tế để có thể xem như là một cẩm nang cho suốt
cả năm. Điều này có nghĩa là bạn cần phải kiểm tra lại các số liệu và tìm xem có
thể cắt giảm ở đâu.

Khi
xem xét lại bảng dự toán, bạn phải chắc chắn rằng mỗi một hạng mục đều phục vụ cho
những mục tiêu của công ty. Những khoản chi tiêu nào không hợp lý thì sẽ được cắt
bớt đi. Ví dụ, nếu ban quản trị muốn quyết tâm thuê thêm người cho năm tới, bạn
có thể giảm thiểu hay bỏ luôn những khoản chi phí đã được dự trù cho những hoạt
động quảng bá nhằm tuyển dụng nhân viên mới.

Nếu
bảng dự toán của bạn bao gồm việc mua sắm máy móc hay thiết bị mới, bạn có thể xem
xét việc thuê mướn thay vì mua sắm. Những cách thu xếp lại này có thể cho phép bạn
tiếp cận được những thiết bị tiên tiến nhất trong khi có thể giải phóng được tiền
mặt.

Bạn
cũng có thể nghiên cứu những lựa chọn khác trong việc mua sắm. Ví dụ, nếu công ty
của bạn sản xuất hàng hóa theo những tiện ích của khách hàng, thì khách hàng có
thể sẽ sẵn sàng mua thiết bị và cho bạn thuê lại.

Đối
với những mặt hàng nào bạn bắt buộc phải mua, hãy thử xem có thể thương lượng với
nhà cung cấp về một giá tốt hơn hay được hưởng những điều kiện thanh toán thuận
lợi hơn hay không. Trong một số trường hợp, nếu bạn ký một hợp đồng dài hạn, thì
bạn có thể đạt được những tiết kiệm đáng kể.

Đôi
khi những khoản cắt giảm nhỏ lại có thể cộng thành những khoản tiết kiệm lớn, vì
vậy, bạn đừng bỏ qua những điều sau đây:

Hãy chịu khó đi tìm những
nhà cung cấp có giá thấp: Hãy cân nhắc cẩn thận việc tiết kiệm giá có thể sẽ làm
cho bạn không được hưởng những dịch vụ giá trị gia tăng chẳng hạn như được hưởng
dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt.

Hãy xem xét việc mua những
máy móc đã qua sử dụng: Tu bổ hay tân trang thiết bị có thể tốn ít chi phí hơn
là mua máy mới mà cũng có thể hoạt động tốt như thường.

Giảm chi phí nhân công: Hãy làm cho
phòng ban của bạn hiệu quả hơn bằng cách thay những công việc giấy tờ hao tốn thời
gian bằng những hệ thống máy tính điện tử.

Cắt giảm chi phí không phải
là một khoa học chính xác; nó có thể cần nhiều lượt mới có kết quả như ý được.